NOTE
전자 문서 기능 설정은 관리자만 할 수 있습니다.
1. 기능 이해하기
전자 문서 기능은 종이 문서 대신 간편하게 전자 문서를 작성하고 발송, 관리할 수 있는 기능입니다.
- 계약서, 동의서, 명세서와 같은 사내 문서를 구성할 수 있도록 다양한 문서 편집 기능이 지원됩니다.
- 문서를 발송하면 수신자로 지정된 직원에게 전달되며, 직원은 문서를 열람하거나 다운로드할 수 있습니다.
- 서명 기능을 통해 간편하게 전자 계약을 진행할 수 있습니다.(출시 예정)
- 발송된 문서의 열람 여부와 진행 상태를 실시간으로 조회하며 문서를 관리할 수 있습니다.
2. 용어 이해하기
- 문서함: 전자 문서를 발송, 조회하고 관리할 수 있는 폴더 개념의 공간을 의미합니다. 문서함을 사용해 문서를 주제별로 분류하여 보관할 수 있습니다.
- 발송 내역: 한 번의 발송에서 수신자별로 생성된 문서를 모두 묶어 관리하는 개념입니다.
- 운영자: 문서함 내 모든 문서를 관리할 수 있고 새 문서를 발송할 수 있는 권한을 가진 사용자를 의미합니다. 운영자는 문서함마다 별도로 설정할 수 있습니다.
- 발송자: 문서를 전달하기 위해 문서를 작성하고 수신자에게 발송한 사용자를 의미합니다.
- 수신자: 발송자가 발송한 문서를 받아 확인하거나, 필요한 경우 서명, 작성해야 하는 사용자를 의미합니다.
- 참조자: 문서에 참여하지 않지만, 문서를 열람할 수 있도록 설정된 사용자를 의미합니다.
3. 기능 시작하기
▪︎ 운영자 설정하기 (운영자)
- 전자 문서 기능 사용 시 자동 생성된 문서함은 전체 관리자가 운영자로 자동 설정됩니다.
- 새로운 문서함을 생성할 경우 생성한 사용자가 운영자로 자동 설정됩니다.
- 운영자는 해당 문서함의 운영자만 편집할 수 있습니다.
- 대시보드 > [전자 문서] > [설정]으로 이동해주세요.
- 우측 상단의 운영자 편집 버튼을 클릭해주세요.
- 운영자로 설정할 관리자/리더를 선택한 뒤, [저장] 버튼을 클릭합니다.
*운영자는 관리자와 리더 중에서 설정할 수 있습니다.
문서 발송하기 (운영자)
대시보드에서 기존에 사용하던 문서 양식을 업로드하고 내용을 편집한 뒤 문서를 발송할 수 있습니다. 자세한 내용은 다음 문서를 참조하세요.
▸ 문서 발송하기 >
과거 문서 복사해서 발송하기 (운영자)
과거에 발송했던 문서의 내용을 불러와 일부 수정한 후 새 문서로 발송할 수 있습니다. 이는 템플릿처럼 활용할 수 있습니다. 자세한 내용은 다음 문서를 참조하세요.
▸ 과거 문서 복사해서 발송하기 >
문서 열람하기 (수신자)
대시보드와 앱에서 내가 수신자로 설정된 문서를 확인할 수 있습니다. 자세한 내용은 다음 문서를 참조하세요.
▸ 문서 열람하기 >
문서 상태 확인하기 (운영자, 참조자)
대시보드와 앱에서 발송된 문서의 열람 여부와 진행 상태를 실시간으로 확인할 수 있습니다. 자세한 내용은 다음 문서를 참조하세요.
▸ 문서 상태 확인하기 >
문서 수정/취소하기 (운영자)
대시보드와 앱에서 문서의 일부 설정을 수정하거나 발송한 문서를 취소할 수 있습니다. 자세한 내용은 다음 문서를 참조하세요.
▸ 문서 참조자 수정하기 >
▸ 문서함 변경하기 >
▸ 문서 회수하기 >
