1. ダッシュボード > [電子文書]を選択します。
2. 上部の [+ 新しい文書] ボタンをクリックします
文書の基本情報を設定し、文書テンプレートファイルをアップロードする段階です。
文書名を入力します。文書名は必須入力項目で、最大50文字まで入力できます。
*文書名を入力した後は、仮保存が可能です。仮保存された文書は文書フォルダに「仮保存」状態で保存され、いつでも編集を続けることができます。
案内事項を入力します。案内事項は任意で、最大1,000文字まで入力できます。
入力された案内事項は文書送信時に文書と共に受信者に伝達されます。
[+ ファイルを選択] ボタンをクリックし、ファイルアップロードウィンドウが表示されたら、送信する文書の元のファイルを選択してアップロードします。
既に使用している契約書や文書ファイルを直接アップロードして使用できます。
*10MB以下のPDF形式のファイルのみアップロード可能です。他の形式のファイルをアップロードする必要がある場合は、ファイルをPDF形式に変換して試してください。
すべての設定が完了したら、右下の[次の段階]ボタンをクリックします。
*文書名が入力されていない場合やファイルがアップロードされていない場合は、次のステップに進むことはできません。
テキストや構成員情報など、さまざまなコンポーネントを使用して文書に必要な内容を追加する段階です。
コンポーネントごとの詳細な説明については、次の文書を参照してください。
左側のパネルで必要なコンポーネントをクリックし、右側の文書内で希望する位置をクリックして設定できます。
右側で設定したコンポーネントを再度クリックし、変更したい新しい位置をクリックして位置を変更できます。
右側で設定したコンポーネントをクリックし、追加で必要な内容を設定できます。
設定したコンポーネントをキャンセルするには、コンポーネントをクリックした後、ゴミ箱の形をした削除ボタンをクリックします。
*コンポーネントに追加で必要な内容が設定されていない場合、次の段階に進むことはできません。
受信者と参照者を指定し、各受信者の文書をプレビューできる段階です。
1. 参照者(CC)は「指定しない」オプションがデフォルトで選択されています。
2. 参照者(CC)を指定する場合、オプションの横にある鉛筆アイコンボタンをクリックします。
3. 特定のグループ及び職位、受信者の上位グループリーダー、特定のリーダーの中から希望するオプションをクリックして設定した後、[確認]ボタンをクリックします。
*参照者(CC)は管理者とリーダーのみ指定できます。
*参照者(CC)は文書送信後でもいつでも修正できます。
1. 「+ 受信者を指定してください」ボタンをクリックします。
2. 会社のすべての従業員、特定のグループや職位、特定の従業員の中から希望するオプションをクリックして設定した後、[確認]ボタンをクリックします。
受信者を選択すると、各受信者が受け取る文書のリストが表示されます。
受信者情報や文書に追加される内容を確認でき、右側の[プレビュー表示]ボタンをクリックすると、各文書をプレビューすることができます。
内容設定の段階で受信者別テキストコンポーネントを使用した場合、受信者設定の段階で受信者ごとの内容を入力できます。
1. リスト右上の[受信者別にテキスト一括入力]ボタンをクリックします。
2. [Excelファイルをダウンロード]ボタンをクリックしてダウンロードし、Excelファイルに受信者別で入力する内容を記入して保存します。
3. [検索]ボタンをクリックし、ファイルアップロードウィンドウが表示されたら保存したファイルを選択します。
4. 右下の[適用]ボタンをクリックします。
5. リストで受信者別に入力した内容を確認できます。
文書設定が完了したら、文書を受信者に送信することができます。
1. 文書送信を予約したい場合、受信者設定の段階で右下の[予約送信]ボタンをクリックします。
1-1. 送信する未来の日付と時刻を設定した後、[確認]ボタンをクリックします。
*送信予約状態の内容は、予約された送信時刻前までキャンセルできます。
2.文書を今すぐ送信したい場合、受信者設定の段階で右下の[直ちに送信]ボタンをクリックします。
3. 文書名や案内事項、受信者情報を最終確認した後、[確認]ボタンをクリックします。
4. ドキュメントボックスで送信/送信予約した履歴を確認し、管理することができます。
