1. 機能の理解
電子文書機能は、紙の文書の代わりに簡単に電子文書を作成、送信、管理できる機能です。
- 契約書、同意書、明細書などの社内文書を構成できるよう、さまざまな文書編集機能がサポートされています。
- 文書を送信すると、指定された受信者の従業員に届けられ、従業員は文書を閲覧したり、ダウンロードしたりできます。
- 署名機能を使用して、簡単に電子契約を進めることができます 。
- 送信された文書の閲覧状況や進行状態をリアルタイムで確認し、文書を管理できます。
2. 用語の理解
- 文書ボックス: 電子文書を送信、閲覧、管理できるフォルダのような概念の空間を意味します。文書ボックスを使って、文書をテーマ別に分類して保管できます。
- 送信履歴: 1回の送信で受信者ごとに作成された文書をまとめて管理する概念です。
- 運営者: ドキュメントボックス内のすべての文書を管理し、新しい文書を送信する権限を持つユーザーを意味します。管理者はドキュメントボックスごとに個別に設定できます。
- 送信者: 文書を作成し、受信者に送信したユーザーを意味します。
- 受信者: 送信者が送信した文書を受け取って確認したり、必要に応じて署名や記入を行うユーザーを意味します。
- 参照者: 文書には参加しませんが、文書を閲覧できるように設定されたユーザーを意味します。
3. 機能の開始
運営者設定 (運営者)
- 電子文書機能を使用する際、自動生成された文書ボックスは全体管理者が運営者として自動設定されます。
- 新しい文書ボックスを作成する場合、作成したユーザーが運営者として自動設定されます。
- 運営者はその文書ボックスの運営者のみが編集できます。
- ダッシュボード > [電子文書] > [設定] に移動してください。
- 右上の運営者編集ボタンをクリックしてください。
- 運営者として設定する管理者/リーダーを選択し、[保存]ボタンをクリックします。
*運営者は管理者とリーダーの中から設定できます。
文書の送信 (運営者)
ダッシュボードで以前使用していた文書テンプレートをアップロードし、内容を編集した後、文書を送信することができます。詳細については次の文書を参照してください。
文書を送信する >
過去の文書をコピーして送信 (運営者)
過去に送信した文書の内容を呼び出して一部を修正した後、新しい文書として送信することができます。これはテンプレートのように活用できます。詳細については次の文書を参照してください。
過去の文書をコピーして送信する >
文書の閲覧 (受信者)
ダッシュボードとアプリで自分が受信者として設定された文書を確認することができます。詳細については次の文書を参照してください。
文書を閲覧する >
文書の状態確認 (運営者、参照者)
ダッシュボードとアプリで送信された文書の閲覧状況と進行状況をリアルタイムで確認することができます。詳細については次の文書を参照してください。
文書の状態を確認する >
文書の修正/キャンセル (運営者)
ダッシュボードとアプリで文書の一部設定を修正したり、送信した文書をキャンセルすることができます。詳細については次の文書を参照してください。
文書を修正/キャンセルする>
