「Shopl（샤플） のコミュニケーション機能で現場スタッフの管理がとても楽になりました。」
― V2カンパニー 営業企画 チョ・ミンフィ次長
こんにちは、ファッションブランド店舗を運営するV2カンパニーで営業企画を担当しているチョ・ミンフィ次長です。
V2カンパニーは、MLB、アンブロ、ルコック、ゲスなどさまざまなファッションブランド店舗を運営する中間管理専門企業です。複数ブランドを運営する中で培ったノウハウを活かして、現在17店舗を効率的に管理しています。
営業企画パートでは、店舗運営を円滑に進めるための人員管理、売上管理、環境管理を主な業務としています。
特に、売上増加を目的としたマーケティングおよび営業管理、損益分析と運営効率化を目指したシステム構築に注力しています。
私は多くの店舗を管理しているため、すべての現場に常駐することはできません。
管理する店舗の数が多いと、必然的にスタッフの数も増え、結果的に勤怠管理や全スタッフとのコミュニケーションに課題を感じていました。本社から迅速に共有すべき重要な内容が現場でうまく伝わらないことが頻繁にありました。また、店舗ごとの出退勤データを管理するのも不便でした。
こうした勤怠管理やコミュニケーションの問題を解決するために複数のソリューションを検討したところ、Shopl（샤플） が現場スタッフの管理やコミュニケーション機能に優れていると感じ、導入を決定しました。
まず、直感的なShopl（샤플） の出退勤機能を活用することで、勤怠管理が簡素化されました。
さらに、Shoplの業務管理機能を活用することで、現場スタッフとのコミュニケーションがスムーズになり、全体的な業務効率が向上しました。
⛔ 確認が煩雑だった出退勤記録
前述の通り、私は多くの店舗を管理していますが、全ての店舗を訪問して出退勤記録を個別に確認することは不可能です。そのため、スタッフごとの出退勤管理が困難でした。
以前はこの問題を解決するために、出退勤用の指紋認証機を導入していました。しかし、出退勤データが必要な場合、毎回指紋認証機の提供会社にデータを依頼する必要があり、非常に手間がかかっていました。
また、スタッフ自身が自分の勤務記録を確認することができず、記録の確認を依頼するたびに店舗の管理者が提供会社に連絡してデータを取得し、共有するという手間がありました。
✅リアルタイムで確認できる出退勤記録
現在、指紋認証機に代わり、Shopl（샤플） の出退勤機能を活用して全店舗スタッフの勤怠管理を行っています。
指紋認証機を使用していた際には、リアルタイムでデータを確認できない点や、スタッフの依頼に応じて毎回提供会社にデータを要求する手間が不便でした。しかし、Shopl を活用することで、全ての出退勤記録をリアルタイムで確認できるようになり、非常に便利になりました。
さらに、外出や休憩といった記録もShoplで簡単に管理・確認できるため、給与計算に必要なデータも効率的に収集できるようになりました。
⛔ Excelやメッセンジャーを使用した煩雑な勤務スケジュール管理
以前、私たちは店舗スタッフの勤務スケジュール管理をExcelとメッセンジャーを利用して行っていました。
各店舗の管理者がスタッフごとのスケジュールをExcelで作成し、私に共有してくれました。その後、私が全店舗分のスケジュールを再度取りまとめて1つのExcelファイルを作成し、それを全体に通知していました。修正が必要な場合は主にメッセンジャーを使っており、店舗スタッフがメッセンジャーでスケジュール修正を依頼すると、店舗管理者または私が内容を確認し、スケジュールファイルを更新していました。
しかし、メッセンジャーで修正依頼があるたびに更新し再通知するのは非常に手間であり、さらに店舗管理者から送られるスケジュールを再度取りまとめるプロセスも大変煩雑でした。
✅ 店舗別の勤務テンプレートで簡便化されたスケジュール管理
現在、私たちはShopl（샤플） のスケジュール機能を活用し、店舗別のテンプレートを作成してスケジュール管理を行っています。
店舗ごとに勤務時間のテンプレートを作成して管理することで、各店舗管理者はテンプレートを基にスタッフのスケジュールを簡単に作成・修正できるようになりました。また、スタッフ自身がスケジュールの修正を希望する場合、Shopl APPを利用して直接修正した後、管理者に承認を依頼することが可能です。そのため、メッセンジャーで一つひとつ修正依頼をする必要がなくなりました。
さらに、私は本社でこれらの修正・作成されたスケジュールをShopl APPとダッシュボードを通じて一目で確認できるため、勤務スケジュール管理が非常に簡単になりました。
⛔ 分散していた業務報告プロセス
店舗の数が多い分、日々上がってくる業務報告の量も非常に多いです。
以前は、メッセンジャーや電話など、さまざまな方法で業務報告が送られてきていました。そのため、報告の受け取り経路がバラバラで、業務報告が一箇所にまとまらないという問題がありました。私は常に分散して提出される業務報告を手作業でまとめる必要がありました。一目で報告内容を確認するためには、この取りまとめ作業が必須で、このプロセスが非常に手間でした。
以前から、散乱していた業務報告のプロセスを何とか改善したいと強く思っていました。
✅ 「やること」機能で自動割り当てされ、一箇所に集約される業務報告
現在、私たちは「やること」機能を活用して業務報告を行っています。
各店舗ごとに「やること」を定期的に自動生成する設定を一度行えば、以後は自動的にスタッフや店舗ごとに割り当てられるため、私が個別に管理する必要がなくなりました。また、すべての業務報告がShopl（샤플） に保存されるため、手作業で取りまとめる必要がなく、APPやダッシュボードから業務進捗を一目で確認できるようになった点が非常に便利です。
さらに、スタッフが報告した内容に対して私が追加で伝えたいことがある場合、コメント機能を使って直接メッセージを残すと、スタッフに通知が届きます。このため、これまで煩雑だった業務報告プロセスが**「やること」機能**のおかげで非常にスムーズになりました。
今回は、Shopl（샤플） を活用して業務管理を効率化しているV2カンパニーの事例をご紹介しました。
スタッフ管理を一括で解決したいとお考えなら、ぜひShoplをご検討ください！✨
