こんにちは、私は青年門間(청년문간)で店舗管理と経営支援を担当しているシン・ソユンと申します。
『ユ・クイズ オン ザ ブロック』を通じて多くの方に知られるようになりましたが、食事を抜く若者たちのために3,000ウォンでキムチチゲを提供している青年ご飯の門間(청년밥상문간)です。
青年ご飯の門間(청년밥상문간)は2015年に始まり、イ・ムンス神父様がある若者が考試院（コシウォン）で餓死したというニュースを聞き、飢えて命を落とす若者がいなくなるようにという思いで始められました。現在、貞陵店、梨大店、落星台店、済州店の4店舗を運営しており、近くソウル鍾路区恵化洞に5店舗目をオープンする予定です。
スローウ店の特徴は、境界線知的障害のある若者たちに就職の機会を提供し、社会に出るサポートを行うプロジェクトを企画していることです。境界線知能者を対象としたプログラム自体が全国に4つしかないため、青年ご飯の門間(청년밥상문간)スローウ店がさらに大きな希望と機会を生み出そうとしています。
また、先ほどご紹介した青年ご飯の門間(청년밥상문간)をはじめ、ゴミを減らすための環境青年サポーター活動『푸른문간』や、映画制作企画とメンタリングを支援する『2030青年映画祭』、3世代が一緒に若者が高齢者の自叙伝を作成する『世代共感잇다』など、若者を支援するさまざまなプロジェクトを進めています。
基本的には店舗管理をはじめ、経営支援に関する全般的な業務を担当しています。主に店舗の人事、総務、会計管理の業務が多いです。
人事では、全国にある4つの店舗で働く20人の厨房スタッフとアルバイトの出退勤管理、休暇管理、給与精算業務を担当しています。また、総務としては各店舗で必要な物品を調達したり、毎日発行される精算書を取りまとめる仕事もしています。
さらに、新たにオープンする店舗の空間を企画する業務も行っています。先ほどお話しした3月にオープン予定の青年ご飯の門間(청년밥상문간)スローウ（SLOW）大学路店も私が初めて担当した店舗で、インテリアから人材採用まで、全般的な企画と運営準備を任されています。
まず、地域ごとに分散している店舗を運営しているため、基本的に必要だと感じたのは出退勤管理でした。
各店舗が物理的に離れているため、出退勤記録そのものが難しい状況でした。従来はエクセルで管理していましたが、この方法では実際の出退勤状況を把握することができませんでした。各店舗のスタッフやアルバイトが遅刻や欠勤なく勤務しているのかも正確に確認できなかったんです。
休暇管理もエクセルで行っていたため、誰が休暇を使用したのかを直感的に把握することが難しく、1) メッセージで共有、2) エクセルに記録、3) 再度カレンダーに反映して共有という、3～4回の確認や共有プロセスを経る必要があり、とても煩雑だと感じていました。
次に最も必要だと感じたのは、各店舗から日々または定期的に受け取る必要がある書類の管理でした。基本的に毎日各店舗から受け取る必要がある精算書、物品購入申請書、特記事項報告書など、受け取るべき書類が非常に多かったんです。これまではカカオトークで複数のトピックを同時にやり取りしていたため、情報が頻繁に抜け落ちてしまうことがありました。また、チャットでやり取りした内容を再び文書化する作業も手間がかかりました。
私たちもこれまでに多くの勤怠管理アプリやコラボレーションツールを試してきました。S社のアプリも使用しましたし、コラボレーションツールとしてF社の製品も導入してみました。
しかし、使用するチャンネルが分散してしまったことで、本部でも現場で使用し管理するツールの数が増えてしまい、さらにコミュニケーションを別のチャンネルで行わなければならないという不便さが生じました。
そのような中で、出退勤管理から店舗間のコミュニケーションまで、すべてを1つのツールで実現できるシャプルを知り、今年から導入して使用を開始しました。
物理的に離れた拠点を運営しているため、出退勤を記録するのが簡単ではありませんでした。しかし、シャプルを利用することで、GPSと本人認証を組み合わせた出退勤記録が可能になり、正確な勤怠管理が実現しました。
本部のオフィス職員の固定勤務スケジュールだけでなく、拠点の従業員やアルバイトスタッフもスケジュールを共有しています。指定された勤務時間に遅刻や未出勤がある場合は通知が届くため、別途連絡を取るのも簡単で、効率的に管理できるようになりました。
これにより、すべての従業員が正常に出退勤しているかを確認するために、毎回各拠点に連絡を取る必要がなくなりました。
私たちは1日に2回（午前と午後）日次精算書を作成する必要がありますが、従業員が忘れることがよくありました。シャプルの報告書機能を活用することで、従業員が指定された日に忘れずに報告書を作成できるよう、出退勤時に通知を送り、提出状況も確認しています。
特に青年門間(청년문간)は非営利団体であるため、支援物品や寄付金が拠点を通じて受け取られるケースが多いです。この場合、本部では支援物品の情報や写真を受け取り確認する必要があるため、支援物品報告書の作成が必須です。
以前は手書きの報告書を写真で送ってもらったり、カカオトークで受け取ったりしていましたが、今では各拠点でモバイルを使い簡単に写真と内容を添付して提出できます。本部ではPCでその内容を確認し、Excelでダウンロードも可能になりました。
報告内容が漏れることなく、文書として体系的に管理できるようになったのは非常に便利です。
青年門間(청년문간)ではさまざまな青年プロジェクトを進めているため、拠点ごとに進行する支援事業が異なることがあります。また、全拠点共通の案内が必要な場合もありますが、これまでカカオトークで連絡をしていたため、どの拠点が確認したのか把握できず、漏れが続いていました。
青年向け支援事業は実施期間が決まっているため、タイミングを逃さず各拠点に通知することが重要です。
現在では、シャプルの通知機能を使って、誰が既読したのか迅速に確認でき、未読の相手も正確に把握できるようになりました。また、関連ポスターや通知、ファイルも一緒に送信できるため、何度もやり取りする必要がなくなり、コミュニケーションが非常に効率化されました。
