こんにちは、私はロッテ文化財団で公演CSチームを担当しているパク・ソミンと申します。まず文化財団について簡単にご紹介いたします。
現在、ロッテ文化財団はクラシック専用ホールである「ロッテコンサートホール」と、コンテンポラリーアート美術館「ロッテミュージアム」を運営しています。
ロッテコンサートホールは、韓国で2番目に建設された大規模な音楽専用コンサートホールです。このホールは韓国初の「ビンヤードスタイル」を採用しており、ステージを中心に客席が囲む構造になっています。このスタイルは観客との親密感を高め、最高の音響体験を提供できる設計です。また、韓国初のパイプオルガンが設置されており、クラシック公演の完成度をさらに高めています。
ロッテミュージアムでは、国内作家を含む韓国ではなかなか見ることのできない海外の著名作家の作品を展示しています。現代美術の新しい潮流を国内に絶え間なく紹介し続けている美術館です。
私はロッテコンサートホールでチケットマネージャーを担当しており、「チケットに関するすべての業務」を行っています（笑）。具体的には、公演チケットの販売登録に必要な資料の確認・登録から販売開始、チケットの発券・配布、現場販売までを総括しています。
公演当日は、現場でのチケット発券業務を担当する「チケットアテンダント」と呼ばれるスタッフの皆さんと一緒にチケットボックスを運営しています。これらのアテンダントの採用から、基本的なチケット発券や配布、販売に関する教育までも私の担当です。
事前にどれだけ準備しても、現場では予期せぬ変数が発生するため、困難な点が多いです。さらに、現場で一緒に働くチケットアテンダントの大部分がアルバイトとして運営されているため、流動性が高い点も課題です。
最も難しかったのは、「スケジュール管理」でした。公演時間が一定で長期間にわたるミュージカルや演劇とは異なり、クラシック公演は一回性のものが多く、主催者・出演者・プログラム・公演時間がすべて異なります。そのため、スケジュールが不規則であり、チケットの販売状況によって現場に配置される人員も毎回異なります。
このクラシック公演の特性上、現場のチケット業務を補助するアテンダントの採用からスケジュールの調整まで流動性が大きいです。そのため、毎回エクセルや紙ベースでスケジュールを作成し、それを再度伝達する業務に非常に多くの時間を費やしていました。
スケジュール管理に関して、これまで数多くの勤怠管理プログラムやシフト・スケジュールアプリを試してきましたが、なかなか満足できるものがありませんでした。
スケジュールテンプレートの種類が少なかったり、アプリ専用のツールは管理者にとって使いづらい場合もありました。また、有料ソリューションでも出退勤やスケジュール機能だけを使おうとすると、機能が多すぎてかえって難しく、複雑に感じることがありました。
管理者や私たちのチームは現場管理が必要なので、教育を通じてツールを使いこなすことも可能ですが、現場のスタッフはそうではありません。アルバイトスタッフが多く、入退社の頻度も高いため、**「使いやすく、短時間で習得できる」**ことが最も重要でした。
多くのソリューションは機能が豊富でも、直感的に使えるものはあまりありませんでした。しかし、必要な機能だけを直感的に使える点で、シャプルは私たちにとって理想的なツールだと感じました。
私たちチケットマネージャーは、以下の機能を最も満足して活用しています：
これらの機能により、効率的でスムーズな業務運営が可能になりました。
チケット販売数や公演回数に応じて現場の人員配置が柔軟に変わるため、固定スケジュールが存在しませんでした。
公演時間に合わせて勤務者が個別に出退勤時間を計算する必要があり、誤解や勘違いによる遅刻も頻繁に発生していました。
しかし、現在は**Shopl(シャプル)**を活用し、公演時間に応じた出退勤時間をテンプレートとして作成・適用しています。このおかげで勤務者もマネージャーもアプリを通じて出退勤時間を一目で確認できるようになり、大変便利になりました。
特にスケジュールに特記事項がある場合、備考として記録しておけば勤務者が即座に確認できるため、勤怠に関する混乱が完全になくなりました。
勤務者が休暇や個人的な都合でスケジュール変更を希望する場合や、勤務日程が変更されることは頻繁にあります。
従来のプロセスは次のように非常に煩雑でした：
しかし、Shopl(シャプル)導入後、勤務者はアプリ上でスケジュール変更を直接リクエストでき、担当マネージャーはアプリ上で承認/却下を即座に処理可能です。
承認された内容はリアルタイムで反映され、プッシュ通知で勤務者にも通知されるため、漏れなく正確に情報が共有されるようになりました。
担当マネージャーはチケットボックスのオープン前に案内員とOT(オリエンテーション)を行いながら出勤を確認し、当日の公演に関する情報を伝達します。以前はOTの会場に勤務者が到着するまで出勤状況を確認することができませんでしたが、現在はShopl(シャプル)のリアルタイム出退勤状況機能を活用しています。
誰が出勤しているのかリアルタイムで確認できるため、未出勤の勤務者も即座に把握可能です。未出勤の勤務者にはアプリから直接メッセージや電話で連絡が取れるので、確認プロセスが簡略化され、公演準備や教育にかける時間も効率化されました。
