ペーパーレスとは、従来手書きで行われていた書類作業を電子文書化し、紙の使用を減らす取り組みのことを指します。最近、サムスン電子は「紙のない会社」を目指すと正式に発表しました。民間企業だけでなく、政府でもデジタルプラットフォーム化を進め、公共文書のデータ化に積極的に取り組んでいます。
ペーパーレス化がなぜ必要なのか、また各業界での活用事例を知りたい方は、以下の記事をご確認ください！
業務が軽くなる、ペーパーレス(Paperless)キャンペーンを詳しく見る>>
こんにちは、ビューティーブランドS社の化粧品品質管理チームリーダーです。
化粧品責任販売管理者として、製品の企画段階から出荷に至るまでの品質関連業務を総括しています。国内外の化粧品関連規制の確認、パッケージや詳細ページに記載される事項の検討、さらには海外の認可業務もサポートしています。
化粧品は人体に直接影響を与える製品であるため、品質を監視し維持することが他の商品よりも重要です。S社では品質管理（QC）と品質保証（QA）に特に力を入れ、品質管理に必要な各種書類も私たちのチームで管理しています。
たとえば、化粧品のラベル内容の確認、貼付、検査、入出庫まで、すべての工程に関与しており、現場の作業者が品質管理のためにこれらの過程を記録し、私たちとコミュニケーションを取っています。
1日に出荷される化粧品の量が非常に多く、ラベル検査日誌や入出庫報告書を正確に記録する必要があります。
しかし、これら数百枚の報告書を紙で作成・管理していたことが大きな問題でした。紙での記録では、必要な資料を探すのに時間がかかり、担当者に直接尋ねることもしばしばありました。また、修正が必要な場合には書き直す手間もあり、作業者にとっても負担が大きかったです。
さらに、現場では手書きが主流だった理由もあります。まず、作業者の平均年齢が高く、Excelのようなデジタルツールの使用が難しかったこと。次に、現場ではデスクトップやタブレットを設置するスペースが限られていたためです。このような理由から、手書き記録の非効率性を抱えながらも、代替手段がありませんでした。
しかし、Shopl（샤플） を導入することで、現場の文書作業を簡素化し、デジタル化することに成功しました。
私たちは、作業者と管理者の双方が使いやすいソリューションを探していました。Shopl（샤플） は、現場の作業チームと文書を管理する事務チームが共同で利用できるだけでなく、業務効率を同時に向上させることができました。
⛔ 課題：現場で使いにくいExcelとパソコン
先ほどお伝えした通り、現場で作業されている方々にとってデジタルツールへの移行は大きなハードルでした。特に、Excelのようなプログラムを使用するのは難しいという声が多くありました。
さらに、紙で文書を作成する際にも多くの制約がありました。例えば、紙のフォーマットは固定されているため、追加事項を記載したり修正が必要になると、他の項目に干渉してしまったり、修正テープを使用して見た目が煩雑になることが多々ありました。
このように作成された文書を私（管理者）に届ける際には、担当者が直接持参するか、私が現場に行く必要があり、コミュニケーションにも多くの時間がかかっていました。
✅ 解決：モバイルで手軽に記録・編集が可能
まず特によかった点は、現場の作業者の方々も簡単に使用できたことです。作業者の平均年齢が高いため、紙の点検表の方が馴染みがあるのは事実ですが、Shopl（샤플） のUIが直感的だったおかげで、非常にスムーズに適応していただけました。ご自身のスマートフォンから直接操作できるため、最終的には紙よりも便利だと感じていただけるようになりました。
また、レポートのフォーマットを自由にカスタマイズできるため、追加情報を記載できる項目を作成することができ、現場からのフィードバックや情報交換がこれまで以上にスムーズになりました。
現在では、現場とのコミュニケーションにかかる時間も以前より大幅に短縮されました。作業者が報告書を作成すると、管理者が内容を確認し、承認まで行えるため、業務をより効率的に進められるようになりました。また、作業状況をリアルタイムでモニタリングできるようになった点も大きな利点です。
⛔ 課題：分散した資料の管理の手間
従来は紙で作業日誌を作成していたため、多くの制約がありました。例えば、必要な日誌を見つける際にファイルを一つずつ確認したり、担当の作業者に直接尋ねたりするなど、手間がかかる場面が頻繁にありました。
私たちのチームでもデータ化を試みたことがありましたが、毎日100～200件以上作成される記録を管理チームが再度Excelに入力し直す作業には非常に多くの時間がかかっていました。
✅ 解決：データ管理とエクセルダウンロードの利便性
まず、私たちが追加作業をしなくても、報告書を作成すると同時に内容がデータとして保存されるため、とても便利でした。保存されたデータはExcel形式でダウンロードできるので、内部データと統合したり比較したりするのにも役立ちました。
さらに、Shopl（샤플） では報告書をカスタマイズできるため、画像、日付、チェックボックスなど、私たちに合った形式で作成できました。その結果、従来の紙の文書よりもはるかに明確で正確な情報を受け取ることができるようになりました。
業務連絡においても、作業者が報告書を作成するとコメント機能で直接やり取りができるため、現場とのコミュニケーションがこれまで以上に迅速かつ効率的になり、大いに助かっています。
ビューティーブランドS社 化粧品品質管理チームリーダー
Shoplは、現場と管理チームの業務効率を向上させるデジタルソリューションです。
現場の課題を解決し、作業者と管理者の橋渡しとなることで、ペーパーレス化を成功に導きます。✨
