Butlerleeは2021年に設立され、現在全国に29軒の韓屋ステイを運営しています。廃屋となった韓屋をリノベーションし、空間を企画してお客様に差別化された韓屋体験を提供しています。
すべての拠点を直営で管理しているため、統一されたサービスと施設を提供できるよう努めています。また、Shopl（샤플） を活用し、客室清掃や施設管理を効率的に運営しています。
こんにちは、Butlerleeの経営支援チームで働いているチャン・ヒョンジンマネージャーです。現在、韓屋ステイを運営するButlerleeで、経営支援と客室運営を同時に担当しています。
前職でも顧客対応に近い業務をしてきましたが、多くの人が顧客対応をストレスに感じる一方で、私はむしろ楽しめるタイプだと気付きました（笑）。
現在Butlerleeで担当している経営支援や客室運営の業務も、顧客と密接に関わる機会が多く、非常に満足感を得ながら働いています。
こんにちは、Butlerleeの客室支援チームで働いているユ・ダウンマネージャーです。私はButlerleeで客室運営と顧客対応業務を担当しています。
Butlerleeが私の最初の会社で、働き始めて1年半ほど経ちました。人と接する仕事が好きで、もともとホテル業界にも興味がありましたが、韓屋での経験が特に印象的で、ホテルと韓屋の境界にあるButlerleeに非常に魅力を感じました。
現在担当している業務も、Butlerleeを訪れるお客様や現場のマネージャーの方々と活発にコミュニケーションを取る内容が多く、楽しく働いています。
💼客室運営チームは、Butlerlee韓屋の予約からチェックアウトまで、顧客の全体的な体験に関わっています。Butlerleeの全顧客のうち約40～50%は外国人のお客様で、私たちはオンラインコンシェルジュやモバイルチェックインを推進し、非対面型のサービスを提供しています。
非対面型ではありますが、顧客がチェックアウトした後、次のお客様を迎えるための客室清掃にも特に気を配っています。29軒の韓屋がそれぞれ異なる地域に位置しているため、客室管理を担当する現場マネージャーとのコミュニケーションが非常に重要で、密に連携するよう努めています。
🧤経営支援チームは、客室清掃を担当してくださる現場マネージャーの採用や業務状況の把握、給与計算といった業務を担当しています。最近では、Butlerleeの韓屋という特性とブランド認知度が高まったことで、多様なブランドからの協業提案が増えています。家具、家電、食品、アメニティなど、さまざまなブランドとの協業を進めながら、顧客にもっと楽しく新しい体験を提供する方法を模索しています。
前述の通り、私たちは顧客に高い水準で一貫した体験を提供するために、客室管理に特に注力しています。特に、オンラインチェックイン/チェックアウトを提供しているため、お客様がチェックアウトされた後の清掃や整備業務を非常に重要視しています。
通常、現場マネージャーとはSlackを通じてコミュニケーションを取っていましたが、客室の状態、忘れ物、設備の故障、物品の注文などのやり取りが増えるにつれ、チャンネルがマネージャーごとに分散してしまい、コミュニケーションが分断されるようになりました。
また、拠点も継続的に増えており、さらに拡大を予定しているため、現行のコミュニケーション方法では体系的な客室運営が難しいと感じました。
さらに、現場マネージャーが客室清掃を行う際には、Monday.comという協業ツールを使用して進捗をチェックし、本社で業務状況を把握していました。しかし、モバイルで閲覧すると横スクロールが長くて不便だったほか、業務はMondayで進め、コミュニケーションはSlackで行うため、ツールが複数に分かれてしまい、業務管理や連携が複雑化していました。
加えて、清掃を担当される方々の年齢層が比較的高いため、次々と異なるツールを使って業務を進めることが、現場の負担を増やしているように感じました。
Shopl（샤플） を使用して最も良かった点は、出退勤の確認から業務状況の共有、チャットによるコミュニケーションまで、すべてを単一のプラットフォーム内で解決できるようになったことです。
現場のマネージャーもこれを非常に満足しており、作業を進める際に複数のツールを行き来しなくて済むため、効率的に業務を進められるようになりました。管理者の立場から見ても、ひとつのプラットフォームで全てを確認し、業務管理とコミュニケーションが可能になったことで非常に便利だと感じています。
また、各拠点の客室状態を報告書と写真で受け取り、客室の問題を掲示板で管理できるようになったことで、客室運営を可視化し、一目で状況を把握できるようになった点が非常に満足しています。
Butlerleeで最もよく使用している機能を3つご紹介したいと思います。客室や店舗管理が必要な場所であれば、Shoplは本当に便利なツールになると思います。
本社と現場のギャップを埋めてくれるおかげで、顧客が体験するサービスや客室の水準を高く維持し続けることができました。
⛔ 把握しづらかった各客室の状態と業務状況
私たちはこれまで、Monday.comを使用して業務の進捗状況（開始、進行中、完了）を現場マネージャーが更新する方式で管理していました。
しかし、本社では客室の実際の状態を視覚的に確認できる手段がなく、不便を感じていました。客室の写真をメッセンジャーで受け渡す必要があり、情報が分散して業務管理が難しくなっていました。
本社が毎回すべての拠点を訪問するのは現実的に困難なため、客室の状況を把握することは重要ですが、これまでのメッセンジャーでは限界がありました。
✅ 客室清掃前後の状態を視覚的に確認可能
現在、本社ではShoplのレポート機能を活用して、客室清掃の前後の状況を確認しています。顧客がチェックアウトするとすぐに、清掃マネージャーが客室を点検しに行きます。
その際、清掃前の状態を撮影し、清掃後の状態も撮影してレポートを送付してもらっています。写真付きで受け取れるので、本社でも客室の状態を視覚的に把握できる点が非常に便利です。
レポートには客室清掃時に確認するべき備品の在庫、配置、状態などの項目がチェックリストとして含まれており、現場マネージャーが漏れなく管理できるようになりました。
さらに、モバイルに最適化されているため、清掃マネージャーも簡単に使用できる点が特に良いと感じています。
⛔ 客室で発生する問題の漏れや解決までの遅れ
客室運営をしているとさまざまな問題が発生します。たとえば、お客様が忘れ物をされることは日常茶飯事ですし、ホテル運営の特性上、使用中に施設、家具、家電などが故障したり破損したりする問題が発生します。
これまでは清掃マネージャーが報告した内容が、清掃チームの責任者を経由して客室運営チームに伝えられるという手順でした。その過程で情報の漏れや誤りが頻繁に起きていました。
また、電話での連絡では記録が残らず、体系的な管理ができていませんでした。こうしたコミュニケーションの問題が続くと、当然ながら問題解決も遅れ、業務の効率が悪化していました。
✅ 客室の問題を迅速に共有し解決、体系的に管理
バトラーリーでは、掲示板を活用して客室の問題を共有し、解決しています。一般的な掲示板とは異なり、一目で投稿内容を確認でき、問題の進捗状況も把握できる形式の掲示板が非常に便利です。
現場のマネージャーが客室清掃中に発見した施設の問題や備品の不具合について、画像付きで掲示板に投稿してくれると、本社で問題を把握し、コメント機能でやり取りを行います。
やり取りの記録もすべて残るため、問題を体系的に管理でき、漏れなく解決できるようになりました。
こうした現場の問題を迅速に把握し改善することが、客室の品質を高い水準で維持するために非常に重要です。
⛔ 分断された業務とコミュニケーションチャネルの煩わしさ
先ほどもお伝えしたように、メッセンジャーと業務関連ツールを別々に使用していたため、業務の連携がスムーズにいきませんでした。
業務の進捗状況は別のツールで確認し、コミュニケーションは電話やSlackで行うため、どうしても煩雑さが残っていました。
本社の業務はデスクワークが中心なのでSlackのようなメッセンジャーで十分ですが、現場では事情が異なります。清掃マネージャーは年齢層が高い方も多く、複数のアプリを切り替えて使用するのは難しく、非効率的でした。
✅ 1つのツールで業務管理とリアルタイムコミュニケーションが可能
Shoplでは業務管理だけでなく、チャット機能を活用してリアルタイムにコミュニケーションを取ることもできます。本社内で使用するSlackのようなメッセンジャーとは分離されているため、現場スタッフとのやり取りに特化したツールとして利用可能です。
客室清掃に関する現場とのコミュニケーションや業務はすべてShoplで管理しているため、チャネルが明確になりました。これにより、現場マネージャーも複数のアプリを切り替える手間がなくなり、1つのアプリで全てを完結できるようになりました。
一般的なホテルでは専用のインフォメーションデスクが設置されていますが、私たちのように数十の独立した施設を運営する場合、現場とのコミュニケーションが何よりも重要です。本社と現場スタッフの連携を強化し、客室を効率的に運営したいとお考えなら、Shoplを強くお勧めします。
今日は、Shoplを活用して数十棟の伝統家屋客室を高いクオリティで維持・運営しているバトラーリーの事例をご紹介しました。
現場とのコミュニケーションをより明確かつ体系的にしたいとお考えなら、Shoplから始めてみませんか？✨
