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出張に行く従業員が多い分、当社では出張記録を体系的に管理するため、出張前には申請書を提出し、出張後には報告書を提出するようにしています。
しかし、すべての申請書や報告書をメールで受け取ったり、時には紙に直接記入して提出する従業員もいるため、出張関連の書類が適切に管理されていません。
出張関連の申請書や報告書を簡単に管理する方法はないでしょうか？
シャップルの[レポート]機能を使用すると、現在使用している出張申請書や報告書のフォーマットをそのまま登録し、従業員が出張前後にスマートフォンで簡単に記入・提出できるようにサポートします。
シャップルで簡単になる出張関連の書類管理を体験してみてください！
出張前後に従業員が作成するすべての書類を、スマートフォンで簡単に作成できるように、シャップルの[レポート]機能を活用しましょう。
シャップル[レポート]機能は、チェックボックス、選択式、テキストボックスなどの項目をサポートしており、既存の社内で使用している出張申請書や報告書のフォーマットをそのまま適用できるよう支援します。シャップルが提供するレポート項目を活用してテンプレートを作成すれば、従業員は出張前後に必要な書類をスマートフォンで簡単に作成・提出できます。
従業員は、管理者が作成したテンプレートに従い、出張申請書・報告書をスマートフォンで簡単に作成できます。
作成したレポートを提出すると、リアルタイムでシステムに保存されるため、管理者にわざわざ別途送信する必要がありません。また、出張報告書作成時に証憑となる写真の添付が必要な場合、スマートフォンのアルバムから直接アップロードできます。
管理者は、従業員が提出した出張申請書・報告書をリアルタイムで一目で確認できます。
期間別に提出されたレポートの一覧や詳細内容を、シャップルのアプリやダッシュボードで簡単に確認できます。また、レポートを「承認待ち」「審査中」「承認完了」などのステータスで分類して管理できるため、体系的かつ漏れなく出張関連書類を管理できます。
レポートをPCに保存したい場合は、シャップルのレポートダウンロード機能を活用してください。シャップルでは、提出されたレポートをより詳細に管理できるよう、レポート内容をエクセル形式のレポートとして整理し提供しています。
従業員が提出した出張申請書や報告書に関してやり取りが必要な場合、もうメールや電話で手間をかける必要はありません。シャップルでは、管理者が従業員とのコミュニケーションを効率的に行えるよう、レポートのコメント機能とチャット機能を提供しています。
レポートのコメント機能を活用し、出張報告書に関するコメントを残せば、その内容が従業員にリアルタイムのプッシュ通知として送信されます。
さらに、チャット機能を活用すれば、出張に関する内容を従業員と簡単にリアルタイムでやり取りできます。
出張文書の管理にお困りですか？シャップルの[レポート]機能を活用してみてください。シャップルのレポート機能を使えば、出張申請書や報告書をスマートフォンで簡単に作成し、リアルタイムで提出・管理することができます。
また、シャップルでは出張従業員の勤怠を管理できる勤怠管理機能も提供しています。シャップルを活用して、出張従業員の勤怠・業務管理をより簡単に行いましょう。
