1. Comprender la Función
La funcionalidad de documentos electrónicos permite crear, enviar y gestionar documentos de forma digital, eliminando la necesidad de papel.
- Cree documentos como contratos, acuerdos y reportes con herramientas de edición avanzadas.
- Los documentos enviados son entregados a los receptores, quienes pueden verlos o descargarlos.
- Utilice la función de firma electrónica para contratos sencillos.
- Realice un seguimiento en tiempo real del estado y progreso de visualización de documentos enviados.
2. Términos Clave
- Carpeta Documental: Carpeta para enviar, ver y gestionar documentos categorizados por temas.
- Registros de Envíos: Colección de documentos creados para cada receptor en un solo envío.
- Operador: Usuario con autoridad para gestionar documentos y enviar nuevos en una carpeta.
- Remitente: Persona que crea y envía el documento.
- Receptores: Personas que reciben, visualizan o firman el documento.
- Destinatarios de Referencia (Cc): Usuarios que pueden ver, pero no participar en el documento.
3. Primeros Pasos
▪︎ Configurar al Operador (Administrador)
- El operador es designado automáticamente al habilitar la función de documentos electrónicos.
- El creador de una carpeta nueva será su operador.
- El operador solo puede editar carpetas que administra.
- Vaya a Página de administrador > [Documentos electrónicos] > [Ajustes].
- Haga clic en el botón de edición de operador en la esquina superior derecha.
- Seleccione el admin/líder para asignarlo como operador y haga clic en [Guardar].
- *El operador puede ser tanto un administrador como un líder.
▪︎ Enviar Documentos (Operador)
Suba y edite plantillas de documentos existentes, luego envíelas a los receptores.
Enviar Documentos >
▪︎ Copiar y Enviar Documentos Anteriores (Operador)
Recupere documentos enviados previamente, edítelos y envíelos como nuevos. Ideal como plantillas.
Copiar y Enviar Documentos Anteriores >
▪︎ Ver Documentos (Receptor)
Los receptores pueden acceder a sus documentos asignados desde la página de administrador o la app.
Ver Documentos >
▪︎ Consultar el Estado de los Documentos (Operador, Destinatarios Cc)
Tanto el operador como los destinatarios Cc pueden realizar un seguimiento del estado de visualización.
Consultar el Estado de los Documentos >
▪︎ Modificar o Cancelar Documentos (Operador)
Los operadores pueden ajustar configuraciones o cancelar documentos enviados desde la página de administrador o la app.
Modificar/Cancelar Documentos >
