1. Ve a la Página de administrador y selecciona [Documentos electrónicos].
2. Haz clic en el botón [+ Documentos nuevos] en la parte superior.
En esta etapa se configuran la información básica del documento y la carga del archivo correspondiente.
Introduce el nombre del documento. Este campo es obligatorio y permite un máximo de 50 caracteres.
*Después de ingresar el nombre del documento, puedes guardarlo como borrador. El borrador se guardará en la carpeta documental con el estado “Guardado temporalmente,” y podrás seguir editándolo en cualquier momento.
Introduce las instrucciones (opcional) con un máximo de 1,000 caracteres.
Estas instrucciones se enviarán a los destinatarios junto con el documento.
Haz clic en el botón [Seleccionar archivo] y, cuando aparezca la ventana de carga, selecciona el documento original para cargarlo.
Puedes cargar contratos u otros archivos documentales previamente utilizados.
*Solo se permiten archivos PDF de hasta 10 MB. Si el archivo está en otro formato, conviértelo a PDF antes de cargarlo.
Una vez que completes todas las configuraciones, haz clic en el botón [Próximo paso] en la esquina inferior derecha.
*Si no se ingresa el nombre del documento o el archivo, no podrás avanzar al siguiente paso.
En esta etapa, se agrega el contenido necesario al documento utilizando diversos componentes como texto e información de miembros.
Para explicaciones detalladas sobre cada componente, consulta el siguiente documento:
Editar Contenido del Documento >
Haz clic en el componente deseado desde el panel izquierdo y luego selecciona la ubicación en el documento donde deseas configurarlo.
Haz clic en el componente que configuraste en el panel derecho y selecciona una nueva ubicación en el documento para cambiar su posición.
Una vez seleccionado el componente, puedes hacer clic nuevamente en él para añadir configuraciones adicionales o contenido según sea necesario.
Para eliminar un componente, haz clic en él y luego selecciona el ícono de papelera para borrarlo.
*Si falta contenido en algún componente, no podrás avanzar al siguiente paso.
En esta etapa, debes especificar los destinatarios y referencias, además de realizar una vista previa de los documentos para cada receptor.
1. Por defecto, la opción "No designado" está seleccionada para las referencias.
2. Para designar una referencia, haz clic en el ícono de lápiz junto a la opción.
3. Elige entre opciones como grupos específicos y posiciones, líderes de grupos superiores o líderes específicos, y haz clic en [Aceptar].
*Las referencias solo pueden ser designadas por administradores o líderes.
*Las referencias se pueden modificar en cualquier momento después de enviar el documento.
1. Haz clic en el botón "+ Seleccionar receptores".
2. Elige entre opciones como Todos los empleados de la empresa, grupos específicos y posiciones o empleados específicos, y haz clic en [Aceptar].
Después de seleccionar a los destinatarios, verás la lista de documentos que cada receptor recibirá.
Puedes revisar los detalles del destinatario y el contenido del documento. Para realizar una vista previa, haz clic en el botón [Vista previa] a la derecha.
Si usaste el componente "Texto por destinatario" en la configuración de contenido, puedes ingresar contenido específico para cada destinatario en esta etapa.
Una vez completada la configuración del documento, puedes enviarlo a los destinatarios.
1. Una vez completada la configuración del documento, puedes enviarlo a los destinatarios. Para programar el envío del documento, haz clic en el botón [Hora de reserva para envío] en la esquina inferior derecha de la etapa de configuración de destinatarios.
1-1. Configura la hora futura deseada para enviar el documento y luego haz clic en el botón [Aceptar].
*Puedes cancelar el envío programado antes de la hora establecida.
2. Si deseas enviar el documento de inmediato, haz clic en el botón [¿Está seguro de que desea enviarlo ahora?] en la esquina inferior derecha de la etapa de configuración de destinatarios.
3. Confirma el nombre, las instrucciones y los destinatarios, luego haz clic en [Aceptar].
4. Puedes revisar y gestionar los documentos enviados y programados en la Carpeta documental.
