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業務が軽くなる、ペーパーレス(Paperless)キャンペーンを知ろう

2023-04-27

1. ペーパーレス(Paperless)キャンペーンとは?

韓国において、1人当たり年間に使用する紙の量は約190kgとされています。これは、世界平均(60kg)と比較すると約3倍の量に相当します。こうした増加傾向を受けて、韓国内ではペーパーレスキャンペーンが実施され、業務の中で紙の使用量を削減する取り組みが進められています。

ペーパーレスとは、電子文書を活用して紙の使用を削減する業務環境を指します。韓国インターネット振興院(KISA)によると、2023年までに約2.1兆ウォン(約2,100億円)規模の電子文書市場が新たに創出され、電子文書を導入した企業は約1.1兆ウォン(約1,100億円)のコスト削減が期待できると報告されています。すでに多くの企業では、電子契約書や電子決裁システムを活用し、紙の消費削減に取り組んでいます。

2. ペーパーレス(Paperless)キャンペーンのメリット・デメリット

メリット

  1. 環境保護: ペーパーレスの最大の利点は、環境保護です。紙の生産には大量の木材が必要であり、その製造過程では大気汚染や水資源の消費が発生します。ペーパーレス化を進めることで、これらの環境負担を大幅に削減できます。
  2. コスト削減: 電子文書を活用することで、紙代・印刷費・輸送費・保管費など、紙に関連する多くのコストを削減できます。また、文書の共有や処理スピードが向上し、業務効率も大幅に向上します。
  3. オフィススペースの有効活用: 紙の書類を管理するには、膨大な保管スペースが必要です。電子文書を活用することで、オフィスのスペースを節約し、業務環境を最適化できます。

デメリット

  1. 技術的な要件: ペーパーレス化を実現するには、デジタル技術の導入が不可欠です。電子システムやセキュリティ対策の構築・運用には、初期コストや専門的なノウハウが必要となります。
  2. 業務習慣の変化: 紙の書類を使った業務に慣れている職場では、デジタル文書の導入に対する抵抗が生じることがあります。電子文書の取り扱いに関するトレーニングや支援を行い、従業員がスムーズに適応できるようにする必要があります。
  3. セキュリティリスク: 電子文書は、ハッキングやデータ漏洩などのリスクに晒される可能性があります。そのため、強固なセキュリティ対策の導入が必須となります。

3. ペーパーレス(Paperless)キャンペーンの進捗状況

ペーパーレスキャンペーンには、技術的要件・業務習慣の変化・セキュリティリスクといったデメリットがあるものの、多くの企業がデジタル化を推進し、さまざまな業界での導入が進んでいます。企業はペーパーレスのデメリットよりも、業務効率を向上させるメリットに注目し、デジタルトランスフォーメーション(DX)を進めているのです。

ペーパーレス化に成功した事例の多くは、電子契約書・電子決裁・デジタル公文書など、オフィス業務の効率化に重点を置いています。しかし、現場ではいまだに紙ベースの業務が多く、改善の余地があるという指摘もあります。

その理由の一つは、デジタル環境が若年層には比較的スムーズに適応される一方、現場業務に従事する人の年齢層が比較的高いため、実際の運用が難しいという点です。このようなデジタル環境に不慣れな層のためには、高齢者でも直感的に理解しやすい、シンプルでわかりやすいUI(ユーザーインターフェース)を提供することが重要です。

4. ペーパーレス(Paperless)キャンペーン成功事例

銀行業務を紙なしで運営:セマウル金庫中央会・新韓銀行の事例

セマウル金庫中央会は、2021年11月からペーパーレスキャンペーンを推進しています。このキャンペーンにより、紙の使用を最小限に抑え、紙の無駄を削減することで、環境保護に貢献しています。

新韓銀行は、年間2億枚の紙の使用削減を目標にペーパーレス化を進めています。新韓銀行によると、信託・ファンド商品の投資説明書や契約書をモバイル通知やEメールに切り替え、紙の使用を大幅に削減する計画を発表しました。

通信業界でもペーパーレス化:SKテレコムの事例

SKテレコムは、代理店や直営店で発行していた紙のレシートをモバイルレシートに切り替えました。SKテレコムの発表によると、2021年の年間モバイルレシート発行件数は約1,800万件に達し、次のような環境保護効果を生み出しました。

  • 紙81トンの削減
  • 30年生の木1,377本の保護
  • 温室効果ガス51.84トンの削減

ショッピング業界でも紙を削減:現代百貨店の事例

現代百貨店は、2022年に業界初となる紙のレシート削減に乗り出しました。顧客が商品を購入した際に、紙のレシートを発行せず、アプリで電子レシートを提供する方式を導入し、ペーパーレス化を推進しています。

5. 従業員管理のペーパーレス化:Shopl

従業員管理のデジタル化ソリューション「Shopl」: Shopl(シャプル)は、店舗・ホテル・外勤業務など、出退勤から業務管理までを一括でサポートするソリューションを提供しています。Shoplは、

  • 顔認証を活用した出退勤管理
  • チェックリストのデジタル化
  • 業務中に発生した問題を即座に報告できるコミュニケーション機能

などの機能を備えており、紙の書類を印刷することなく、モバイルやPCを活用して従業員管理を効率化できます。

仕事が軽くなる!ペーパーレス(Paperless)キャンペーン

ペーパーレスキャンペーンは、環境保護だけでなく、業務効率を向上させる効果もあります。すでに多くの企業が紙の使用を削減し、デジタル技術を活用してペーパーレス化を進めています。「業務をもっとスムーズにしたい!」と考えているなら、このキャンペーンに参加してみませんか?

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