Hola, soy Bora Kang y me encargo de la gestión de personal de la división de negocios casuales en E-Land World Fashion Corporation.
E-Land Fashion gestiona varias marcas. Desde marcas SPA como New Balance, SPAO, MIXXO, Who.A.U y Shoopen, hasta marcas de moda femenina como Roem, Clovis y Eblin.
Comencé como pasante durante mis años universitarios y llevo 12 años trabajando en E-Land desde mi ingreso. Al principio, trabajé en el departamento de planificación estratégica, pero mi interés por los recursos humanos creció a partir de un proyecto de incorporación de gerentes de tienda. Desde entonces, llevo casi 10 años dedicándome a la gestión de personal.
Creo que la razón por la que he podido permanecer tanto tiempo en una empresa es la oportunidad de experimentar diversos proyectos. Encontrar una dirección en la que la empresa y yo pudiéramos crecer juntos, y hacer nuevos intentos, me ha permitido mantener el interés y seguir trabajando.
Nos encargamos de todas las cuestiones relacionadas con el personal, desde el personal de la sede central hasta los empleados de las tiendas.
Nos centramos especialmente en la productividad laboral, el compromiso de los empleados, la cultura organizacional, la contratación, la formación, la evaluación, la compensación y la asignación de personal. Siempre estamos monitoreando el estado del personal, incluyendo el número de empleados y los costos laborales, para encontrar formas de gestionar una gran cantidad de personal de manera eficiente y efectiva.
Al gestionar y comunicarnos con una gran cantidad de empleados, nos hemos preguntado cómo podríamos comunicarnos de manera clara y trabajar más alineados con los numerosos empleados dispersos en las tiendas.
Por ejemplo, anteriormente cada equipo de la sede central se comunicaba con las tiendas de manera diferente. El equipo de VMD utilizaba Naver Band(plataforma coreana), el equipo de formación usaba Daum Cafe(plataforma coreana), y para otros anuncios se utilizaba el tablón de anuncios de nuestro propio sistema de gestión de ventas. Además, había mucha comunicación por correo electrónico individual. Sentíamos que el mayor problema era la dispersión de los canales de comunicación entre los equipos y las tiendas, cada uno con un propósito diferente.
Además, los horarios de las tiendas, las listas de verificación y varios documentos eran todos en papel. Los documentos que necesitaban ser almacenados y gestionados de manera centralizada a menudo debían ser fotografiados o enviados por correo desde las tiendas. La falta de digitalización de estos documentos resultaba en pérdidas o numerosas consultas frecuentemente.
Estas limitaciones podían llevar a una disminución de la productividad laboral, por lo que era crucial encontrar una solución.
La gran ventaja de Shopl, según nuestra perspectiva, es que permite resolver de manera integral desde la gestión operativa de cientos de tiendas hasta la comunicación con el personal y la administración de recursos humanos (asistencia, nómina) a través de una sola solución.
Además, dado que el entorno de ventas no es como el trabajo de oficina donde se trabaja frente a una PC, pensamos que la solución móvil de Shopl sería mucho más conveniente para su uso. Queríamos que la información, que anteriormente solo se compartía a través de los gerentes de tienda, llegara directamente a cada uno de los empleados, y esto también fue posible con Shopl.
Lo mismo ocurre con el trabajo con documentos. El método tradicional de gestión en papel y envío de escaneos resultaba en ineficiencias continuas en la comunicación. Pero Shopl tiene la ventaja de permitir la creación de informes desde dispositivos móviles, lo que hace que sea más fácil de usar en el sitio.
Nuestra implementación fue a gran escala y necesitábamos integrarnos con el SAP que utilizamos internamente.
Shopl tiene una amplia experiencia en la integración con ERP como SAP, Douzone Bizon y Workday, y su capacidad para responder a las necesidades empresariales fue un factor clave en nuestra decisión.
Nos asignaron un gerente de proyectos (PM) dedicado, así como un equipo de desarrollo responsable, y no tuvimos problemas de comunicación. Después de varias reuniones, comprendieron perfectamente nuestros requisitos de integración necesarios en E-Land y nos aseguraron que la comunicación con nuestro equipo técnico sería fluida, lo que nos llevó a elegir Shopl.
En el pasado, se utilizaban lectores de huellas digitales para gestionar la asistencia en cada tienda. Pero, hubo ocasiones en las que el hardware fallaba y no se registraba la asistencia, y también había empleados quienes no eran reconocidos por el sistema. En estos casos, el encargado tenía que dedicar mucho tiempo a registrar y corregir la asistencia faltante.
Durante los 4 años que hemos utilizado Shopl, la estabilidad ha sido muy satisfactoria ya que rara vez ha habido errores. Cuando un empleado olvida registrar su salida, puede solicitar directamente la corrección a su supervisor a través de la aplicación, lo que ha trasladado la responsabilidad de la gestión de la asistencia al empleado.
Además, la aplicación permite solicitar vacaciones y gestionar y consultar horarios, lo que ha reducido el tiempo dedicado a la comunicación con los departamentos relacionados. Al estandarizar los elementos de asistencia y registrarlos en el sistema, se ha disminuido el error humano y se ha podido realizar el cálculo de nómina de manera más precisa.
En la gestión sistemática de las tiendas propias, había muchas tareas que solían requerir tiempo frente al computador, como la elaboración de informes de ventas, la verificación de diversos estados, la obtención de firmas de los empleados y la entrega de tareas para programas de capacitación internos. La función de 'informes' de Shopl ha ayudado a resolver muchos de estos problemas.
Al estandarizar los componentes de los informes y enviarlos a los empleados objetivo, ellos pueden responder desde su móvil ingresando texto, adjuntando fotos o archivos. Esto no solo reduce el papeleo, sino que también mejora la recopilación precisa de información, siendo bien recibido no solo en las tiendas, sino también en los departamentos responsables.
‘Aviso y Encuestas’ también son una de las funciones que más utilizamos.
A diferencia de los métodos de transmisión del pasado que solo llegaban a través de los encargados de tienda, ahora podemos designar a los empleados de tiempo parcial de cada tienda como receptores directos de los anuncios. Además, es posible adjuntar diversos archivos como fotos y videos para facilitar la comprensión del contenido.
Utilizamos la función de Aviso para transmitir asuntos importantes desde la sede central, y, por otro lado, usamos las Encuestas para escuchar la voz de las tiendas. Aprovechamos las Encuestas para investigar las preferencias y necesidades de cada tienda. Desde que empezamos a usar Shopl, hemos notado una comunicación más directa y en tiempo real con las tiendas.
Además de la comunicación entre la sede central y las tiendas, también utilizamos la función de “Field Report” para llevar a cabo traspasos de información y comunicaciones dentro de las tiendas de manera activa.
“Desde que implementamos la solución, hemos usado el nombre E-Ple (abreviatura de E-land People) y creamos un logo que representa las sonrisas de los empleados. Creemos que encontrar significado en las voces de nuestros ‘clientes’ y los empleados que los atienden directamente es la dirección en la que nuestro negocio debe crecer. Así como nos comprometimos al implementar Shopl, seguiremos esforzándonos para que nuestros empleados trabajen con una sonrisa como en nuestro logo de E-Ple.”
- Bora Kang, Jefa del equipo de RR.HH, División de Moda Casual, E-land Fashion -
