¡Hola! Soy Shin So-yoon, la gerente encargada de la gestión de tiendas y el apoyo administrativo en YouthMungan.
YouthMungan, que se ha hecho muy conocido a través de un Talk Show coreano famoso, ofrece un plato de comida por 2USD para jóvenes que se saltan las comidas.
YouthMungan comenzó en 2015, cuando el reverendo Lee Moon-soo escuchó la noticia de que un joven se había desmayado del hambre y decidió iniciar el proyecto para evitar que los jóvenes murieran de hambre. Actualmente, operamos cuatro sucursales en Seúl y Jeju, y pronto abriremos una quinta sucursal.
La característica distintiva de sucursal Slow es que estamos planeando un proyecto para ayudar a los jóvenes con discapacidades intelectuales en el límite a encontrar oportunidades de empleo y participar en la sociedad. Dado que solo hay cuatro programas para personas con discapacidades intelectuales en todo el país, Slow en YouthMungan está trabajando para crear más esperanza y oportunidades. Además, también llevamos a cabo muchos varios proyectos para jóvenes.
Ciudad Universitaria, YouthMungan
Básicamente, me encargaba de todas las labores relacionadas con la gestión de tiendas y el apoyo administrativo. Principalmente, me ocupaba de la gestión del personal, la administración general y la contabilidad.
En cuanto al RH, me encargaba de la gestión de horarios y vacaciones de los 20 empleados de cocina y los trabajadores a tiempo parcial en las 4 sucursales de todo el país, así como de la liquidación de salarios. Como parte de la administración general, también me encargaba de la adquisición de suministros cuando surgían necesidades en las sucursales y de compilar los recibos diarios.
Además, también participaba en la planificación de los espacios para las nuevas sucursales que se iban a abrir. La próxima apertura en marzo, la sucursal de YouthMungan Slow en Ciudad universitaria, es un proyecto que estoy liderando desde el inicio, encargándome de la planificación y preparación de la operación, desde el diseño interior hasta la contratación de personal.
En primer lugar, una de las dificultades que enfrenté al operar las sucursales distribuidas en diferentes áreas fue la gestión de los registros de entrada y salida del personal.
Debido a que cada sucursal está físicamente separada, llevar un registro preciso de los horarios de entrada y salida fue complicado. Originalmente, intentamos gestionarlo mediante Excel, pero esta forma no nos permitía obtener una imagen precisa de los registros de entrada y salida. No podíamos estar seguros de si los empleados y los trabajadores a tiempo parcial en cada sucursal estaban cumpliendo con sus horarios sin llegar tarde o faltar.
La gestión de las vacaciones también resultó difícil al mantenerla en Excel, ya que no era intuitivo ver quién había tomado vacaciones. Además, el proceso de compartir información sobre las vacaciones involucraba múltiples pasos, como 1) enviar mensajes, 2) registrar en Excel y 3) transferir la información a un calendario para compartirlo, lo que resultaba bastante engorroso.
En segundo lugar, una de las partes más necesarias fue la recepción diaria o periódica de documentos de cada sucursal. Básicamente, necesitábamos recibir documentos como informes de liquidación diarios, solicitudes de compra de productos y reportes de situaciones especiales de cada sucursal. Anteriormente, como compartíamos varios temas a través de Whatsapp, a menudo se producían omisiones. Además, resultaba engorroso tener que documentar nuevamente los mensajes intercambiados en el chat.
También hemos probado varias aplicaciones de gestión de asistencia y herramientas de colaboración. Hemos utilizado la aplicación de la compañía S y también implementamos la herramienta de colaboración de la compañía F.
Sin embargo, al tener canales de comunicación separados, tanto la sede central como las sucursales terminaron utilizando y gestionando múltiples herramientas, lo que resultó en una incomodidad al tener que comunicarse a través de diferentes canales.
Finalmente, descubrimos Shopl, donde podemos gestionar tanto la asistencia como la comunicación con las sucursales en una sola herramienta, y comenzamos a implementarla este año.
Debido a la distancia física entre las sucursales, registrar la entrada y salida no era fácil. Ahora, con Shopl, es posible registrar la entrada y salida mediante la autenticación por GPS, lo que nos permite gestionar con precisión los horarios de entrada y salida.
No solo los empleados de oficina en la sede central con horarios fijos comparten sus horarios, sino que también lo hacen los empleados y trabajadores a tiempo parcial de las sucursales. Además, recibimos notificaciones en caso de que algún empleado llegue tarde o no se presente en el horario designado, lo que nos facilita contactarlos y gestionar la situación.
Ahora ya no es necesario comunicarse con cada sucursal para asegurarse de que todos los empleados hayan registrado su entrada y salida correctamente.
Teníamos que completar el informe diario dos veces al día, por la mañana y por la tarde, pero los empleados a menudo olvidaban hacerlo. Gracias a la función de informes de Shopl, los empleados reciben recordatorios al registrar su entrada y salida, lo que les ayuda a no olvidar completar los informes en los días designados, y nosotros podemos verificar si se han enviado.
Especialmente en YouthMungan, como una organización sin fines de lucro, recibimos muchos productos y donaciones a través de las sucursales. Para esto, necesitamos recibir información y fotos de los productos donados para su verificación. Anteriormente, estos informes se completaban manualmente y se enviaban por foto o mensaje de texto, pero ahora, cada sucursal puede adjuntar fácilmente fotos y detalles del producto mediante la aplicación móvil, lo que nos permite revisarlos desde la computadora y descargarlos en Excel.
Gracias a esto, ya no se omiten detalles en los informes y podemos gestionarlos de manera más sistemática.
YouthMungan lleva a cabo una variedad de proyectos para jóvenes, lo que significa que los programas de apoyo pueden variar en cada sucursal, y a veces necesitamos comunicar información importante a la vez.
Anteriormente, al usar Whatsapp para esto, no podíamos saber qué sucursal había leído la información, lo que a menudo resultaba en omisiones. Dado que los programas de apoyo para jóvenes tienen fechas límite definidas, es crucial que cada sucursal haga anuncios a tiempo para no perderse ninguna oportunidad.
Ahora, gracias a la función de avisos de Shopl, podemos verificar rápidamente quién ha leído la información y estar seguros de quién no la ha leído. Además, podemos adjuntar carteles, avisos y archivos relevantes, lo que elimina la necesidad de intercambiar información repetidamente.
“Con Shopl, la gestión de las sucursales de YouthMungan para los jóvenes se ha vuelto mucho más fluida. ¡Ahora podemos expandir nuestras sucursales con confianza!”
- Shin So-yoon, Gerente de Gestión de Tiendas de YouthMungan -
