"La función de comunicación de Shopl ha facilitado la gestión de los empleados en el sitio.”
-V2 Company, Min Hwi Cho, Jefe de Planificación de Ventas-
¡Hola! Encantado de conocerte, soy Min Hwi Cho, Jefe de Planificación de Ventas en V2 Company, una empresa de gestión intermedia especializada en la operación de tiendas de diversas marcas de moda como MLB, Umbro, Le Coq Sportif, Guess, entre otras.
Con nuestra experiencia acumulada en la operación de múltiples marcas, gestionamos nuestras tiendas de manera sistemática y actualmente operamos 17 tiendas.
El equipo de planificación de ventas se encarga principalmente de la gestión del personal, la gestión de las ventas y la gestión del entorno para garantizar el funcionamiento fluido de las tiendas.
Específicamente, nos encargamos de tareas como el marketing y la gestión de ventas para aumentar las ventas, así como de establecer sistemas para la rentabilidad y eficiencia operativa.
Debido a la gestión de un gran número de tiendas, no es posible estar presente en todas ellas.
Con el aumento en el número de empleados que necesitan ser gestionados, se ha enfrentado naturalmente a dificultades en la gestión de la asistencia y la comunicación con el personal en general. Era común que la información importante que necesitaba ser transmitida rápidamente desde la sede central no se compartiera adecuadamente entre los empleados, y gestionar los datos de entrada y salida de los empleados que trabajan en diferentes tiendas resultaba incómodo.
En busca de soluciones para estos problemas de gestión de asistencia y comunicación, decidió implementar Shopl después de sentir que era la mejor opción para la gestión de empleados en el sitio y la comunicación.
Primero, la gestión de la asistencia se simplificó gracias a la función intuitiva de entrada y salida de Shopl.
Además, la comunicación con el personal en la tienda se ha vuelto más fluida gracias a las funciones de comunicación que ofrece Shopl.
⛔ Los registros de entrada y salida, que solían ser tediosos de verificar
Como mencioné anteriormente, gestionar múltiples tiendas es un desafío, ya que no puedo estar físicamente presente en todas ellas para verificar los registros de entrada y salida de cada empleado.
Anteriormente, intentamos abordar este problema implementando lectores de huellas para el registro de asistencia. Sin embargo, cuando necesitábamos acceder a los datos de estos registros, era una tarea engorrosa tener que solicitarlos al proveedor del software del lector de huellas cada vez. Además, los empleados no tenían acceso directo a sus propios registros de asistencia, lo que resultaba en que tuvieran que solicitar constantemente a los administradores de la tienda que verificaran sus registros, añadiendo una carga adicional a los administradores de cada tienda.
✅ Revisar los registros de Asistencia en tiempo real
Actualmente, hemos reemplazado el lector de huellas con la función de entrada y salida de Shopl para gestionar la asistencia de todos los empleados de nuestras tiendas.
Anteriormente, con el lector de huellas, era incómodo no poder verificar los datos en tiempo real y tener que solicitarlos al proveedor del software cada vez que un empleado lo necesitaba. Con Shopl, ahora podemos revisar todos los registros de entrada y salida en tiempo real, lo que ha simplificado enormemente nuestra gestión de asistencia.
Además, registros como salidas para descanso o ausencias son parte de nuestro proceso de nómina, y ahora podemos registrar y revisar esos datos fácilmente con Shopl.
⛔ La gestión a través de Excel y Whatsapp fue incómoda y complicada para recopilar los datos
Solíamos gestionar los horarios de trabajo de los empleados utilizando Excel y Whatsapp.
Cada administrador de tienda solía preparar los horarios individuales de los empleados utilizando Excel y luego me los enviaban. Yo compilaba estos archivos de Excel para crear un archivo de horarios de trabajo completo y luego lo anunciaba. Cuando había cambios, principalmente los gestionábamos a través de Whatsapp. Si un empleado de la tienda solicitaba un cambio en el horario a través de Whatsapp, el administrador de la tienda correspondiente o yo verificábamos la solicitud y actualizábamos el archivo de horarios de trabajo.
Este proceso de actualizar y anunciar los cambios cada vez que recibíamos una solicitud de modificación a través de Whatsapp resultaba bastante tedioso. Además, recopilar nuevamente los horarios de trabajo cada vez también era una tarea tediosa.
✅ La gestión de horario más conveniente usando las plantillas personalizadas
Actualmente, estamos utilizando la función de programación de Shopl para gestionar los horarios por tienda.
Con la creación de plantillas de horarios de trabajo por tienda, los administradores de cada tienda pueden generar y modificar libremente los horarios de trabajo de los empleados según las necesidades específicas. Además, los empleados pueden realizar modificaciones en sus horarios a través de la aplicación y solicitar la aprobación de los cambios al administrador, lo que elimina la necesidad de enviar solicitudes de modificación manualmente a través de Whatsapp.
Desde la sede central, puedo verificar fácilmente los horarios de trabajo modificados y generados a través de la aplicación y el la página del administrador de Shopl, lo que hace que la gestión de horarios sea mucho más conveniente.
⛔ El proceso desorganizado de reportar los trabajos
El proceso de informes de trabajo era caótico y desorganizado debido a la gran cantidad de informes que se recibían diariamente de diversas fuentes como Whatsapp instantánea y llamadas. Esto dificultaba concentrar todos los informes en un solo lugar, lo que resultaba en una dispersión de la información. Por lo tanto, tenía que dedicar tiempo a recopilar y consolidar los informes de diferentes lugares.
Esta tarea de consolidación era tediosa y necesaria para poder revisar toda la información de los informes de trabajo de un vistazo. Me di cuenta de la necesidad de mejorar este proceso y centralizar los informes que recibía de manera dispersa.
✅ Los informes de trabajo se automatizan y se centralizan en un lugar a través de la función de asignación de tareas
Actualmente, estamos gestionando los informes de trabajo a través de la función de To-do.
Después de configurar las tareas periódicas para cada tienda, solo necesitamos crearlas una vez y se asignarán automáticamente a los empleados o a cada tienda. Ya no necesito gestionarlo por separado. Además, todos los informes de trabajo se almacenan en Shopl, por lo que no necesito recopilarlos. Puedo ver el progreso del trabajo en la aplicación y la página del administrador de un vistazo, lo cual es muy conveniente.
Además, si hay información que quiero transmitir a partir de los informes de los empleados, puedo hacerlo a través de comentarios, lo que notificará a los empleados. Esto ha simplificado mucho el proceso de informes de trabajo, que solía ser incómodo, con solo la función de tareas.
“Con Shopl, la gestión de asistencia se ha vuelto más intuitiva y la gestión del trabajo se está volviendo más estructurada.”
- V2 Company, Min Hwi Cho, Jefe de Planificación de Ventas -
Hoy presentamos el caso de V2 Company, que está experimentando una gestión de empleados más fácil a través de Shopl.
¡Si quieres resolver la gestión de empleados de una vez por todas, comienza con Shopl!
