“Como nos comunicamos de manera clara y rápida con los gerentes de las habitaciones, pudimos mantener un alto nivel del alojamiento.”
- Yu Da-eun, Gerente del equipo de operaciones de habitaciones de BUTLER LEE -
BUTLER LEE comenzó en 2021 y actualmente opera un total de 29 Hanok Stay en todo el país. Remodelamos Hanok abandonados y diseñamos el espacio para ofrecer a nuestros clientes una experiencia única en Hanok. (*Hanok es la casa tradicional de Corea)
Gestionamos todas las ubicaciones de manera directa para garantizar un servicio y unas instalaciones consistentes, así que utilizamos Shopl para gestionar eficientemente el mantenimiento de las habitaciones y las instalaciones.
El equipo de operaciones de habitaciones se encarga de gestionar la experiencia general del cliente, desde la reserva hasta el check-out. Dado que entre el 40% y el 50% de nuestros clientes son extranjeros, nos esforzamos por ofrecer servicios sin contacto, como conserjería en línea y check-in móvil.
Aunque la interacción es mínima, nos aseguramos de prestar mucuha atención a la limpieza de las habitaciones para recibir a los próximos huéspedes. Dado que los 29 Hanok están ubicados en diferentes lugares, la comunicación con los gerentes de sitio que gestionan las habitaciones es crucial, así que nos esforzamos por mantener una comunicación constante.
El equipo de soporte administrativo contrata a los gerentes de sitio que ayudan con la limpieza de las habitaciones, supervisa el progreso del trabajo y se encarga de tareas como el cálculo de salarios. Recientemente, debido a la naturaleza de Hanok y su creciente reconocimiento de marca, hemos recibido muchas consultas de colaboración de diversas marcas. Estamos trabajando en colaboraciones con marcas de muebles, electrodomésticos, alimentos, amenities, etc., para ofrecer a nuestros clientes experiencias más interesantes y nuevas.
Cuarto B de BUTLER LEE
Hemos poniendo mucha atención a la gestión de habitaciones para ofrecer una experiencia consistente y de alta calidad a los clientes. Especialmente nos enfocamos en la limpieza y el mantenimiento de las habitaciones porque proporcionamos el servicio de check-in/check-out en línea.
Solíamos comunicarnos a través de Whatsapp con los gerentes de sitio, pero la comunicación ha aumentado gradualmente con respecto al estado de las habitaciones, objetos perdidos, averías en las instalaciones, y pedidos de artículos, lo que resultó en la creación de canales individuales para cada gerente, dispersando así la comunicación.
Con el crecimiento continuo de las sucursales y planes de expansión adicionales, nos dimos cuenta de que el método actual de comunicación dificultaría la gestión sistemática de la operación de las habitaciones.
Además, utilizamos una otra solución para que los gerentes de sitio puedan marcar el progreso de la limpieza de las habitaciones, permitiendo a la sede central monitorear el estado de los trabajos. Sin embargo, la visualización en dispositivos móviles requiere desplazamiento horizontal, lo que resulta incómodo. Además, el uso de múltiples herramientas ha complicado la gestión y la comunicación.
Dado que la edad de los empleados responsables de la limpieza es mayor, cambiar constantemente entre diferentes herramientas ha dificultado aún más la realización de las tareas.
La gran ventaja de utilizar Shopl fue que pudimos gestionar todo, desde el registro de entrada y salida hasta compartir el estado de los trabajos & la comunicación a través de Chat, dentro de un único canal.
Este fue el aspecto más satisfecho entre los gerentes de sitio. Les permitió realizar su trabajo de manera más eficiente al no tener que desplazarse constantemente. Desde el punto de vista de la administración, también fue muy conveniente, ya que todo se podía ver desde un solo canal, lo que facilitaba la gestión de tareas y la comunicación.
Además, recibir informes y fotos del estado de las habitaciones de cada ubicación, y gestionar los problemas de las habitaciones a través de un tablón se llama Field Report, nos permitió tener una visión clara y sistemática de la operación de las habitaciones.
Te recomendaría tres funciones que utilizamos más. Creemos que Shopl sería muy útil para lugares como el nuestro, donde se necesita gestionar habitaciones o tiendas.
Al llenar la brecha entre la sede y el sitio, pudimos mantener constantemente un alto nivel de servicio y calidad en las habitaciones que experimentan los clientes.
⛔ El estado y la situación laboral de cada habitación eran difíciles de saber
Usábamos una otra herramienta para seguir el progreso o la finalización de las tareas. Los gerentes de sitio actualizaban el estado de las habitaciones según avanzaban con la limpieza, desde el inicio hasta la finalización.
Sin embargo, en la sede central no teníamos una forma visual de ver el estado real de las habitaciones, lo que resultaba incómodo. Teníamos que intercambiar fotos de las habitaciones a través de mensajería nuevamente, lo que dispersaba la comunicación y dificultaba la gestión de tareas.
Como visitar cada sucursal desde la sede central era poco realista, era importante comprender el estado de las habitaciones, pero el método de mensajería existente tenía sus limitaciones.
✅ Es posible verificar visualmente el estado antes y después de la limpieza de las habitaciones
Ahora, en la sede central, recibimos informes del estado antes y después de la limpieza de las habitaciones por Shopl. Normalmente, tan pronto como los clientes realizan el check-out, los gerentes de limpieza inspeccionan las habitaciones.
Nos proporcionan un informe que incluye fotos del estado antes y después de la limpieza. Es útil poder visualizar el estado de las habitaciones en la sede central gracias a las imágenes adjuntas en el informe.
Además, el informe incluye una lista de verificación de artículos para verificar durante la limpieza, como inventario, ubicación y estado de los suministros, lo que ayuda a los gerentes de sitio a administrar de manera más efectiva.
Lo mejor de todo es que está optimizado para dispositivos móviles, lo que facilita su uso para los gerentes de limpieza.
⛔ La resolución de problemas llevaba mucho tiempo debido a la falta de seguimiento
Durante la gestión de las habitaciones, surgen diversas situaciones. Es común que los clientes olviden objetos, y también pueden surgir problemas como averías o daños en las instalaciones, muebles o electrodomésticos.
Hasta ahora, la comunicación se realizaba a través del gerente de limpieza, quien transmitía las instrucciones al supervisor del equipo de limpieza y luego al personal de operaciones de la habitación. Este proceso a menudo resultaba en la pérdida de información o errores en la transmisión.
Estos problemas de comunicación han provocado retrasos en la resolución de problemas, lo que ha llevado a una falta de eficiencia en el trabajo.
✅ Para compartir y resolver rápidamente los problemas en las habitaciones y gestionarlos de manera sistemática
En BUTLER LEE, utilizamos un tablón se llama Field Report para compartir y resolver problemas en las habitaciones.
Field Report de Shopl no es como un tablón normal lo que conocemos. Esto nos proporciona una vista rápida de las publicaciones y permite comprender el progreso de los problemas en un vistazo. Por eso estábamos bien contentos usarlo.
Los gerentes de sitio publican problemas que encuentran durante la limpieza de las habitaciones, ya sea problemas con las instalaciones o con los diversos artículos utilizados, junto con imágenes. Nosotros revisamos estos problemas y comunicamos a través de comentarios.
Al mantener un registro de estas comunicaciones, pudimos gestionar los problemas de manera sistemática y resolverlos sin dejar ninguno se ha olvidado.
Así, comprender y abordar rápidamente estos problemas en el lugar es fundamental para mantener la calidad de las habitaciones en un nivel alto.
⛔ El inconveniente se causa por la separación entre los canales de comunicación y los de trabajo
Como mencioné anteriormente, al utilizar Whatsapp y una solución de trabajo por separado, la integración entre las tareas no fue tan fluida.
El hecho de revisar el estado del trabajo en una herramienta y comunicarse a través de llamadas telefónicas o Whatsapp causó inconvenientes continuos.
Las tareas de la sede central se manejan fácilmente con un messenger como Whatsapp, pero en el sitio no es tan simple. Los gerentes de limpieza tienen diversas edades y cambiar entre múltiples aplicaciones es difícil y poco eficiente para ellos.
✅ Es posible gestionar tareas y comunicarse en tiempo real, todo desde una sola herramienta
En Shopl, no solo se puede gestionar el trabajo, sino que también se puede comunicar a través de chat. Se pudo utilizar para comunicarse con el personal de sitio.
Al gestionar toda la comunicación y el trabajo relacionado con la limpieza de las habitaciones en Shopl, los canales de comunicación se vuelven más claros. Ahora, los gerentes de sitio pueden usar una sola aplicación sin problemas adicionales.
En los hoteles convencionales, la mesa de información está separada, pero en nuestro caso, se gestionan docenas de propiedades independientes, la comunicación con el personal de sitio es muy importante. Si desea sincronizar a los empleados de la sede central y de sitio y operar las habitaciones de manera sistemática, le recomendamos Shopl.
“Ahora podemos trabajar de manera más integrada con los gerentes de limpieza en el lugar utilizando Shopl.”
- Jang Hyunjin, gerente de equipo de Gestión de Apoyo, BUTLER LEE -
Hoy presentamos un caso de una conserjería que mantiene y opera decenas de habitaciones Hanok de manera muy profesional en Shopl.
Si deseas una comunicación más clara y sistemática con el lugar, ¡comienza por Shopl!
