안녕하세요. 패션 브랜드 매장 운영 기업 V2 컴퍼니에서 영업 기획 을 맡고 있는 조민휘 차장입니다.
V2 컴퍼니는 MLB, 엄브로, 르꼬끄, 게스와 같은 다양한 패션 브랜드 매장을 운영하는 중간 관리 전문 기업입니다. 여러 브랜드를 운영하면서 쌓인 노하우로 여러 개의 매장을 체계적으로 관리하고 있고, 현재는 17개의 매장을 운영하고 있습니다.
영업 기획 파트는 원활한 매장운 영을 위한 인력 관리, 매출 관리, 환경 관리를 주된 업무 로 진행하고 있습니다.
그중에서도 매출 증대를 위한 마케팅 및 영업관리, 손익 및 운영 효율성을 위한 시스템 구축 의 직무를 맡고 있습니다.
저는 평소에 많은 수의 매장을 관리하다 보니 모든 현장에 상주할 수가 없는데요.
관리하는 매장의 수가 많기 때문에 자연스럽게 관리해야 할 직원 수도 많아지고 그 결과, 근태관리와 전사원과의 소통에 어려움을 겪었습니다. 본사 측에서 빠르게 전달해야 할 중요 내용이 직원 간에 공유가 잘 안되는 일이 다반사였고, 매장별로 출퇴근하는 직원들의 데이터를 관리하기가 불편했습니다.
이러한 근태관리/커뮤니케이션 문제를 개선하기 위해 여러 솔루션을 찾던 중, 샤플(Shopl)이 현장 직원 관리, 커뮤니케이션 부분이 가장 잘 되어 있다고 느껴 도입을 결정하게 되었습니다.
우선 직관적인 샤플(Shopl) 출퇴근 기능을 통해 근태관리가 간소화되었어요. 또한 샤플이 제공하는 업무관리 기능을 통해 현장 직원과의 소통이 원활해지고 있습니다.
⛔️ 확인하기 번거롭던 출퇴근 기록
앞서 말씀드렸다시피 제가 평소에 관리하고 있는 매장 수가 많은데요.
제가 모든 매장을 돌아다니면서 출퇴근 기록을 일일이 확인하기는 불가능한 부분이기 때문에 직원별로 출퇴근 관리를 진행하기가 어려웠습니다.
기존에는 이 문제를 해결하기 위해 출퇴근 지문 인식기 를 도입했었습니다. 하지만 출퇴근 기록 데이터가 필요할 경우 저희가 매번 직접 지문 인식기 프로그램 제공 회사 측에 요청하는게 번거로웠어요.
특히 직원들도 자기 근무기록을 볼 수 없어서 매번 관리자에게 기록 확인 요청을 해야 하기 때문에 매장별 관리자들은 매번 자료를 요청해 알려줘야 하는 번거로움도 있었습니다.
✅ 실시간으로 확인하는 출퇴근 기록
저희는 현재 지문 인식기 대신 샤플의 출퇴근 기능으로 모든 매장 직원의 근태관리를 진행 하고 있습니다.
지문 인식기로 출퇴근을 진행할 때는 제가 실시간으로 데이터를 확인할 수 없는 점과 직원 요청 시 매번 프로그램 제공사에게 데이터를 요청 후 확인해 줘야 했었던 점이 불편했는데요. 샤플로 모든 출퇴근 기록을 실시간으로 확인할 수 있게 되어 정말 편해졌습니다.
또한 외출, 휴식과 같은 기록은 저희 급여 산정에 포함되는 부분인데 해당 기록도 샤플로 간편하게 기록 및 확인이 가능해졌습니다.
⛔️ 취합하는데 불편함이 많았던 엑셀, 메신저 활용 근무 일정 관리
저희는 기존에 매장 직원 근무 일정 관리를 엑셀과 메신저를 통해 진행했습니다.
각 매장별 관리자가 직원별 일정을 엑셀을 활용해 작성 후 저에게 전달해 주는데요. 저는 해당 엑셀을 재취합해 전체 근무 일정 엑셀 파일을 만든 후 공지를 합니다. 수정 사항이 있을 때는 메신저를 주로 사용하는데요. 매장 직원이 메신저로 근무 일정 수정 요청을 하면 매장별 관리자나 제가 해당 내용을 확인하고 근무 일정 파일을 수정합니다.
매번 메신저로 수정요청이 올라올 때마다 다시 수정 후, 공지하는 게 번거롭기도 했고 매장 관리자분들에게 근무 일정표를 받으면 제가 다시 취합하는 과정이 귀찮기도 했죠.
✅ 매장별 근무 템플릿으로 편해진 근무 일정 관리
현재 저희는 샤플 스케줄 기능을 활용해 매장별 템플릿을 만들어 일정관리를 하고 있습니다.
매장별 근무 시간을 템플릿으로 생성해 관리하다 보니 매장별 관리자는 매장에 맞는 근무 템플릿으로 직원의 근무 일정표를 자유롭게 생성 및 수정할 수 있었어요. 또한 직원의 경우 스케줄 수정이 필요할 경우에는 앱을 통해 자유롭게 수정 후, 관리자에게 승인 요청을 하면 되기 때문에 메신저로 일일이 수정 요청을 할 필요가 없어졌습니다.
저는 본사에서 위 과정으로 수정 및 생성된 근무 일정표를 샤플 앱과 대시보드를 통해 한눈에 확인할 수 있기 때문에 근무 일정 관리가 편해졌습니다.
⛔️ 중구난방이었던 업무 보고 프로세스
매장 수가 많은 만큼 매일 올라오는 업무 보고량도 많은데요.
기존에는 메신저, 전화 등을 활용한 방식으로 이곳저곳에서 업무 보고가 올라왔어요. 이렇다 보니 제가 보고받는 경로가 너무 중구난방이라 업무 보고가 한곳으로 모이지 않는 문제점이 있었습니다. 따라서 저는 매번 이곳저곳으로 제출되는 업무 보고를 한곳에 모아 취합하는 과정을 진행해야 했습니다.
이렇다 보니 제가 업무보고 내용을 한눈에 확인하기 위해서는 취합하는 과정을 필수로 진행해야 했었죠. 이 과정이 너무 번거롭기도 했고 예전부터 중구난방이었던 업무 보고 프로세스를 꼭 개선하고 싶다는 생각을 계속 가지고 있었습니다.
✅ 할 일 기능으로 자동 배정되고 한 곳으로 모이는 업무 보고
현재 저희는 업무 보고를 할 일 기능을 진행하고 있습니다.
각 매장별로 할 일을 주기 설정 완료 후 한 번만 생성해두면 자동으로 직원 or 매장별로 배정이 되기 때문에 제가 따로 관리할 필요가 없어졌습니다. 또한 모든 업무 보고 내용이 샤플에 저장되니까 따로 취합할 필요 없이 앱과 대시보드로 업무 진행 현황을 한눈에 확인할 수 있는 점이 좋았습니다.
또한 직원이 보고한 업무 내용 중, 제가 전달하고 싶은 내용이 있을 경우에는 댓글 기능을 통해서 전달하면 직원에게 알림이 가기 때문에 불편했던 업무 보고 관련 프로세스가 할 일 기능 하나로 편해졌습니다.
오늘은 샤플로 편해진 직원 업무 관리를 경험하고 있는 V2 컴퍼니의 사례를 소개해 드렸는데요.
매장과의 소통을 더 명확하고 체계적으로 하길 원하신다면 샤플로 시작해 보세요✨
