페이퍼리스란 기존의 수기로 작성하던 서류를 전자 문서 및 데이터화 시키고 종이 사용을 줄이는 캠페인을 말하는데요. 최근 삼성전자는 종이 없는 회사를 만들겠다고 전격 발표 했습니다. 민간기업을 시작으로 정부에서도 디지털 플랫폼 정부를 만들기 위해 적극적으로 공공문서를 데이터화하는데 피력하고 있습니다.
페이퍼리스가 왜 필요한지, 각 산업의 활용 사례를 알고 싶다면 아래 글을 확인해 보세요!
▸ 업무가 가벼워지는 페이퍼리스(Paperless) 캠페인 알아보기>>
안녕하세요. 저는 뷰티 브랜드 S사의 화장품 품질 관리 팀장 입니다.
화장품 책임 판매관리자 로서 제품의 기획 단계부터 출하까지 품질 관련 업무를 총괄 하고 있는데요. 기본적인 국내외 화장품 관련 규정부터 패키지나 상세페이지 표시 기재 사항을 검토하는 업무나 외국 인허가 업무도 지원하고 있습니다.
화장품은 사람의 인체에 직접적인 영향을 주기 때문에 일반 제품보다 품질을 모니터링하고 유지하는 것도 정말 중요한데요. S브랜드에서는 품질관리 (QC), 품질보증 (QA)에 더욱 신경 쓰려고 하고, 품질 관리에 필요한 각종 서류 관리도 저희 팀에서 맡고 있습니다.
예를 들면 화장품의 라벨 내용 검토, 부착, 검수, 입/출고까지 저희가 모두 관여 하고 있고, 실제 현장의 작업자분들이 품질 관리를 위해 이 과정을 모두 문서로 기록하고 품질 팀과 커뮤니케이션 하고 있습니다.
하루에 출고되는 화장품의 양이 굉장히 많은데요. 앞서 말씀드린 것처럼 저희는 현장에서 라벨 검수 일지와 입/출고 보고서를 꼼꼼하게 작성 하고 있어요.
그런데 문제는 이 수백 장의 보고서를 종이로 작성하고 관리하는 것이었습니다 . 종이로 작성하다 보니 필요한 자료를 찾을 때 직접 파일을 뒤지거나 작업자분들에게 물어봐야 했어요.
단순한 업무임에도 불구하고 시간이 많이 걸렸습니다. 작업자분들도 보고서 작성하다가 수정이 필요하면 다시 새로 써야 하는 불편함도 많았어요.
그럼에도 현장에서 수기로 받을 수밖에 없는 이유도 있는데요. 첫 번째로 현장에서 작업하시는 분들의 평균 연령대가 높다 보니까 엑셀 같은 프로그램을 사용하는 게 쉽지 않았습니다.
두 번째는 현장에서 제품 검수를 하는 공간이다 보니 데스크톱이나 태블릿 설치도 어려웠어요. 수기로 점검하는 것도 손이 많이 가는데 컴퓨터를 함께 사용하는 게 오히려 비효율적으로 느껴졌죠.
그러다 샤플로 현장의 문서 작업을 간소화하고 디지털화할 수 있다는 것을 알게 되어 도입하게 되었습니다.
저희는 작업자와 관리자가 모두 편리하게 사용할 수 있는 솔루션을 찾고 있었는데요. 샤플은 현장 작업팀과 문서를 관리하는 사무팀에서 함께 사용 가능했고, 동시에 업무 효율도 높일 수 있었습니다.
⛔ 현장에서 사용하기 어려운 엑셀과 컴퓨터
앞서 말씀드렸다시피 현장에서 작업하시는 분들의 진입 장벽이 높은 점이 가장 컸습니다. 아무래도 엑셀 같은 프로그램을 사용하기는 어려웠고요.
또한 종이로 문서를 작성하면서 한계가 많았는데요. 예를 들면 종이는 양식이 정해져있는데 추가사항을 적거나 수정이 필요하면 다른 항목을 침범해서 적거나 수정 테이프 사용 등 지저분해지는 상황도 많았습니다.
이렇게 작성된 문서를 관리자인 저에게 전달해 주실 때도 직접 오시거나 제가 가야 하니까 소통하는데에도 시간이 많이 소요 되었습니다.
✅ 모바일로 손쉽고 간편하게 작성 및 편집 가능
우선 가장 좋았던 점은 현장의 작업자 분들도 쉽게 사용할 수 있다는 점이었습니다. 평균 연령대가 높아서 종이 작성을 더 익숙해하시는 건 맞지만 샤플의 UI가 직관적이라 작업자 분들이 적응을 굉장히 빠르게 하셨어요. 본인 핸드폰에서 바로 사용할 수 있으니까 나중에는 종이보다 더 편하게 느끼시더라고요.
그리고 보고서 양식도 저희가 원하는대로 커스터마이징이 가능하다보니 기타 내용을 적을 수 있는 항목도 만들면서 현장의 상황을 주고 받기도 편해졌습니다.
이제 현장과 커뮤니케이션하는 시간도 전보다 많이 줄었는데요. 보고서를 작성하면 관리자는 내용 확인 후에 승인도 할 수 있으니 업무를 효율적으로 할 수 있게 되었습니다. 작업에 대해 실시간 모니터링도 가능 해졌어요.
⛔ 흩어진 자료들과 서류를 찾아봐야하는 번거로움
기존에는 종이로 작업 일지를 작성하다 보니 많은 한계가 있었는데요. 예를 들면 필요한 일지를 찾을 때는 파일철을 하나하나 뒤져보거나 담당 작업자분께 물어보는 등 번거로움도 많았습니다.
저희 팀에서 데이터화 시키려고 시도도 해보았는데요. 매일 100-200회 이상 작성하는 기록을 관리팀에서 다시 엑셀로 옮기자니 시간이 굉장히 많이 소요되었습니다.
이 작업 말고도 중요한 업무들이 많은데 이미 작업한 데이터를 옮기려고 업무 시간을 다 할애하기에는 부담이었습니다.
✅ 보고서를 데이터로 관리하고 엑셀로 다운로드 가능
우선 저희가 따로 추가 작업을 하지 않아도 보고서 작성과 동시에 내용이 데이터로 저장 되니까 정말 편했습니다. 저장된 데이터를 엑셀로 다운로드할 수 있어서 내부 데이터와 함께 취합하고 비교하기도 좋았습니다.
또한, 샤플에서는 보고서 커스터마이징이 가능해서 이미지, 날짜, 체크박스 등 저희에게 맞는 형식으로 만들 수 있으니 단순한 종이 문서보다 훨씬 명확한 정보들을 받을 수 있었어요.
업무 소통도 작업자분들이 보고서를 작성하면 댓글로 소통 도 할 수 있었기 때문에 현장과 더 빠르고 효율적인 업무를 하는데 큰 도움이 되었습니다.
오늘은 샤플로 현장의 디지털 전환을 성공한 뷰티 브랜드 S사의 사례를 소개해 드렸는데요.
현장의 어려움에 먼저 공감하고 해결을 위해 샤플이 함께합니다✨
