회사 정책상 연차 촉진을 시행해야 하는데 서면 통지부터 휴가 사용 계획서 요청하는 과정들도 너무 복잡하고 번거롭습니다. 근로 감독을 대비해서 서류도 꼼꼼하게 해야 하는데..
연차 촉진을 까먹지 않고 서류까지 함께 챙길 수는 없을까요?
샤플에서는 시스템이 자동으로 입사일·회계연도를 계산하여 일정에 맞춰 연차 촉진을 시행합니다. 시기에 맞춘 서면 통지부터, 휴가 사용 계획서 및 노무 수령 거부 서류까지 샤플이 알아서 직원에게 전달하고 서류를 보관하죠.
이제 번거롭고 복잡한 연차 촉진은 샤플에 맡기고, 더 중요한 업무에 집중해 보세요!
1차 서면 통지: 직원별 연차 촉진 알림과 휴가 사용 계획서 전송
샤플을 통해 연차 관리를 한다면, 회사의 휴가 산정 방식(입사일, 회계연도)에 따라 자동으로 부여 및 관리가 가능합니다. 이를 기반으로 시스템에서는 연차가 소멸하기 6개월 전에 직원 개별로 연차 촉진 알림을 보내요.
이때 직원에게는 잔여 일수, 사용 기한에 대한 기본적인 내용과 휴가 사용 계획서를 함께 첨부하여 전송됩니다. 직원은 앱에서 간편하게 날짜를 선택하고 전자서명 후에 제출 버튼만 누르면 되죠.
관리자는 직원이 제출한 계획서에 대한 알림을 받아볼 수 있고, 미리 설정해 둔 결재 라인에 맞춰 계획서 승인이 진행됩니다.
✨ 샤플에서는 최종 승인이 끝나면 직원이 제출한 계획서를 바탕으로 직원의 연차를 자동으로 배정해요. 번거롭게 직원이 연차를 다시 승인받거나 관리자가 수동으로 소진 처리하지 않아도 됩니다. 이미 배정된 연차는 원하면 언제든 바꿀 수도 있어요.
2차 서면 통지: 휴가 사용 계획서를 미제출한 직원은? 시스템이 자동으로 휴가를 배정
사용자의 연차 촉진 안내와 계획서 전달에도 직원이 휴가 사용 계획서를 작성하지 않았다면, 연차 소멸 2개월 전에 한 번 더 2차 연차 촉진을 진행해야 합니다. 샤플에서는 휴가 사용 계획서 미제출자를 놓치지 않고, 2차 촉진 대상자로 판단해 두 번째 서면 통지를 자동으로 실행해요.
이때 직원이 휴가 사용에 대한 계획서를 제출하지 않았기 때문에 사용자가 휴가 일정을 지정하여 통보해야 하는데요. ✨ 샤플은 직원의 근무일정을 기반으로 직원이 연차를 사용할 수 있는 날 중에 자동으로 연차를 지정하고 서면 통지와 함께 임의로 지정된 휴가에 대해 직원에게 알림을 드려요.
관리자는 2차 서면 통지에서 직원별로 휴가를 지정할 필요가 없어요. 시스템이 알아서 휴가를 배정하고 직원에게 통보하니 관리자는 연차 촉진 현황만 파악하면 됩니다.
휴가 서류 관리: 근로 감독에서 점검하는 휴가 서류도 자동으로 문서화
앞서 말했듯이 연차 촉진을 시행하는 회사라면 촉진 절차를 적법하게 진행했다는 증빙 서류를 남기는 것이 중요합니다. 휴가 관련 서류는 3년간 의무 보관해야 하는 주요 인사 서류 중 하나인데요. 연차 촉진 시 근로자가 제출하는 휴가 사용 계획서 역시 이에 해당합니다.
노무 수령 거부서는 사용자의 연차 촉진에도 불구하고 근로자가 근무한 뒤, 연차 수당을 요구한다면 사용자의 증빙 자료로 활용됩니다. 이때 적법한 방식으로 연차 촉진을 진행하여 1·2차 사용 촉진 단계를 거쳤다고 하더라도 사용자는 노무 수령의 거부를 증빙하지 못한다면 연차 수당을 지급해야 하죠.
✨샤플은 연차 촉진 과정에서 발생하는 휴가 사용 계획서와 노무 수령 거부서를 자동으로 문서화합니다. 즉 연차 촉진에 사용되는 인사 서류는 자동으로 문서화 되고 필요하다면 언제든 PDF로 다운로드받을 수 있어요. 더 이상 근로 감독의 서류 점검을 걱정하지 않아도 됩니다!
연차 소진까지 확인하고, 노무 리스크를 줄여보세요.
대부분의 기업에서는 휴가 사용 계획서를 받으면 문서가 있으니 실사용과 상관없이 연차 촉진을 마무리하는 경우가 많습니다. 하지만 근로자가 계획서대로 연차를 사용하지 않고 회사에 미사용 연차 수당을 요구한다면? 계획서의 일부만 연차를 쓰고 일부가 남았다면요?
물론 증빙은 가능해요. 하지만 핵심은 결국 계획서대로 실행되었는지 근로자의 연차 소진 여부까지 확인하지 않으면 계속해서 미사용 연차 수당에 대한 노무 리스크가 존재한다는 것입니다.
샤플에서는 직원이 제출한 연차 사용 계획서에 맞춰서 시스템에서 자동으로 연차를 소진해요. 휴가 사용 계획서가 문서로만 존재하는 것이 아니라 실제 연차 소진을 데이터에 반영해 확실하게 사용 처리하는 것이죠.
이제 연차 수당에 대한 리스크에 불안할 필요도, 번거롭게 계획서에 맞춰서 실제 연차 개수가 소진되었는지 확인할 필요도 없어요. 샤플은 연차 소진까지 시스템이 확인하니 확실하게 노무 리스크를 줄일 수 있습니다.
연차 촉진 대시보드로 촉진 진행 현황이 한눈에 보여요.
연차 촉진은 시스템이 진행한다면, 관리자는 연차 촉진에 대한 진행 상황을 빠르고 쉽게 파악할 수 있어야 합니다.
샤플에서는 연차 촉진에 대한 각종 현황을 한눈에 볼 수 있도록 연차 촉진 현황 대시보드를 제공합니다. 한눈에 전체 직원에 대한 연차 사용 계획서 제출과 소진 현황에 대해 진행도를 볼 수 있어요.
또한 각 직원의 연차 촉진 정보, 결재 상태, 휴가 사용 계획서를 리스트에서 빠르게 확인할 수 있습니다. 번거롭게 직원별로 연차 소진 현황을 파악할 필요 없이 하나의 화면에서 전반적인 연차 촉진의 현황을 모니터링 해보세요!
