근로기준법에 따라 사용자는 근로자에게 임금을 지급할 때 급여대장을 작성해야 하는데요. 여기서 급여대장이란 무엇이며, 급여명세서와는 어떤 차이가 있을까요?
이번 글에서는 급여대장의 뜻과 급여명세서와의 차이점에 대해 알아보고, 급여대장 작성 방법과 자주 묻는 질문(FAQ)을 통해 더 자세히 알아보겠습니다.
급여대장이란 사용자가 근로자에게 지급하는 급여 내용을 효율적으로 관리하기 위해 작성한 문서를 의미합니다. 일반적으로 임금대장이라 부르기도 하는데요.
근로기준법에서는 급여대장 작성을 의무로 정하고 있기 때문에 사업장 규모와 관계없이 사용자라면 반드시 급여대장을 작성해야 합니다(근로기준법 제48조).
급여대장은 사용자가 근로자에게 임금을 지급할 때마다 작성해야 하는데요. 이때 사용자는 급여대장에 임금, 상여금 등 각종 수당뿐만 아니라 근로자의 급여에서 공제한 금액과 계산의 기초가 되는 사항까지 빠짐없이 작성해야 합니다.
또한 급여대장 작성 이후 3년간 보관해야 합니다. 급여대장을 작성하지 않거나 보관 의무를 이행하지 않을 경우, 사용자는 500만원 이하의 과태료 처분을 받을 수 있습니다(근로기준법 제116조).
급여대장과 급여명세서(임금명세서)는 근로자에게 지급될 임금과 공제 항목을 기재한 문서라는 점에서 쉽게 혼동할 수 있는데요. 근로기준법 개정 이후, 사용자는 급여대장 외에도 근로자에게 급여명세서를 교부해야 하기 때문에 두 개념의 차이를 명확히 알아둘 필요가 있습니다.
급여대장과 급여명세서는 작성 목적에 차이가 있습니다.
급여대장은 사용자가 전체 근로자의 급여 내역을 관리하기 위해 작성하는 문서인데요. 반면 급여명세서는 개별 근로자에게 교부하기 위한 목적으로 작성하는 문서라는 점에서 차이가 있습니다.
즉, 급여명세서는 개별 근로자에게 지급한 임금 내역을 상세하게 기록한 내역이며, 급여대장은 급여명세서의 내용을 요약하여 작성한 문서라고 이해할 수 있습니다.
근로기준법은 급여대장에 포함해야 하는 사항을 정하고 있는데요. 그 내용은 다음과 같습니다.
급여대장은 근로자에게 임금을 지급할 때마다 작성해야 하며, 그 내용이 근로계약서에서 합의한 것과 동일해야 합니다. 따라서 사용자는 급여대장 작성 전후로 작성한 내용이 근로기준법에 부합하는지 점검할 필요가 있는데요. 이때 참고할 수 있는 내용은 다음과 같습니다.
▪ 근로소득 간이세액표
근로소득 간이세액표는 사용자가 근로자의 소득세를 원천징수할 때 참고할 수 있는 자료입니다. 간이세액표는 근로자의 급여 수준과 가족 수에 따라 원천징수 해야 하는 세금의 수준을 정하고 있는데요.
근로소득 간이세액표는 국세청 홈택스 홈페이지에서 확인하실 수 있습니다.
▪ 비과세 근로소득
비과세 근로소득은 사용자가 근로자에게 지급하는 수당 중 세금을 부과하지 않는 것을 의미합니다. 2024년 기준 비과세 근로소득 중 주요 사항은 다음과 같습니다.
▪ 4대보험 요율
사용자가 원천징수 해야 하는 근로자의 소득에는 4대보험료가 포함되어 있는데요. 4대보험료는 각 보험을 규정하는 법령에 따라 원천징수 하는 비율이 달라지기 때문에 사용자는 4대보험 요율을 확인할 필요가 있습니다.
2024년 기준 4대보험 요율은 다음과 같습니다.
Q. 상시 5인 미만의 사업장에서도 급여대장을 작성해야 하나요?
A. 네, 급여대장은 사업장 규모와 관계없이 모두 작성해야 합니다.
근로기준법은 기본적으로 상시 5인 이상의 사업장을 대상으로 하는데요. 그중 일부 조항에는 예외를 두어 상시 5인 미만의 사업장에서도 적용하도록 조치하고 있습니다.
급여대장은 그중 하나에 해당하는데요. 단 상시 5인 미만의 근로자를 고용 중인 사용자라면 급여대장 작성 항목 중 근로시간 수와 시간외근로 시간 수를 생략할 수 있습니다(근로기준법 시행령 제27조).
Q. 급여대장을 전자문서로 작성해도 되나요?
A. 네, 가능합니다.
급여대장은 근로기준법에 따라 전자문서로도 작성할 수 있습니다. 또한 언제든지 출력할 수 있다면 전자문서 형태로 보존하는 것도 가능합니다.
단 보관 및 관리의 미숙으로 전자문서로 작성한 급여대장을 확인할 수 없다면 작성 효력이 발생하지 않을 수 있으니 이 점에 유의하시길 바랍니다.
급여대장은 근로감독 시 반드시 점검 대상에 포함되는 항목인 만큼 사용자는 급여대장을 적법하게 작성 및 보관할 필요가 있습니다. 이번 글을 통해 급여대장에 대해 이해하고, 실무에서 활용하시길 바랍니다.
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