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2020년 사람인 조사에 따르면, 레퍼런스 체크를 진행한 기업 중 64.2%가 그 결과만으로 지원자를 탈락시킨 경험이 있다고 답했습니다.
이처럼 레퍼런스 체크는 채용에서 중요한 절차지만, 관행적으로 진행하다 법적 문제로 이어지는 경우도 많은데요.
그렇다면 레퍼런스 체크는 어디까지가 합법일까요?
이번 글에서는 레퍼런스 체크의 개념과 인사담당자가 가장 궁금해하는 핵심 질문 3가지, 그리고 실무에 바로 적용할 수 있는 방법까지 살펴보겠습니다.
레퍼런스 체크(평판 조회)는 입사지원자가 이전 회사에서 어떻게 일했는지 확인하는 절차입니다.
회사가 지원자를 채용하기 전에 함께 일해도 좋은 사람인지, 업무 능력이나 태도는 어땠는지 물어보고 판단하는 과정이라고 할 수 있습니다.
사전 동의 없는 레퍼런스 체크는 불법입니다.
레퍼런스 체크는 지원자의 개인정보를 확인하는 과정이기 때문에 반드시 사전에 동의를 받아야 합니다.
만약 동의 없이 진행하면, 질문하고 답한 사람 모두 개인정보보호법 위반으로 처벌받을 수 있습니다. 특히 구직자 동의 없이 진행된 레퍼런스 체크는 ‘취업 방해’로 이어질 수 있으며, 인사팀 직원이 응답했다면 법적 책임이 더 커질 수 있습니다.
또한 사전 동의를 받았다 해도 레퍼런스 체크 응답은 어디까지나 ‘임의’ 협조임을 꼭 기억해야 합니다.
레퍼런스 체크를 할 때 단순히 근무 태도만 물어보니 괜찮다고 생각하는 경우가 많지만, 경력, 성과, 성격 평가 등은 모두 개인정보로 분류되기 때문에 주의해야 합니다.
특히 아무리 사실이어도 법적 문제가 될 수 있는 질문이나 답변은 피해야 합니다. 예를 들어 ‘성격이 별로였다’와 같은 대답은 명예 훼손 소송으로 이어질 수 있으니 각별히 주의해야 합니다.
✔ 물어봐도 되는 질문
❌ 위험한 질문
요즘은 전 직장에서 레퍼런스 체크 자체를 거부하는 경우가 많아지고 있습니다. 이럴 때는 법적으로 강제할 수 없기 때문에 억지로 협조를 요구해선 안 됩니다.
대신 아래와 같은 방법으로 대처할 수 있습니다.
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지금까지 살펴본 내용을 바탕으로, 합법적이고 효과적인 레퍼런스 체크 방법을 정리하면 다음과 같습니다.
1단계. 질문지 사전 준비하기
레퍼런스 체크를 시작하기 전, 묻고 싶은 내용을 미리 정리해 두세요. 이때 질문은 되도록 직무와 역량 중심으로 객관적으로 구성하는 것이 좋습니다.
성격, 태도, 팀워크 같은 주관적 평가는 명예훼손 위험이 있으니 신중히 작성하시기 바랍니다.
2단계. 사전 동의서 받기
레퍼런스 체크 대상자에게 반드시 사전 동의를 받아야 합니다.
이때 동의서에는 누구에게 어떤 내용을 어떤 방식으로 확인할 것인지 구체적으로 명시해야 합니다.
특히 성과·퇴사 사유·징계 여부 등 민감한 정보는 동의서에 명확히 표시하고, 반드시 그 범위 내에서만 질문·응답해야 합니다.
3단계. 철저한 기록과 보관
레퍼런스 체크로 수집한 내용은 개인정보로 분류되기 때문에 철저히 관리해야 합니다.
기록한 내용은 반드시 보관 기준을 정해 관리하고, 외부 유출이나 오·남용되지 않도록 주의하시기 바랍니다.
직장갑질119가 직장인 1,000명을 대상으로 진행한 설문조사에 따르면, 69.6%가 "사전 동의 없는 레퍼런스 체크가 불법인 줄 몰랐다”고 답했습니다.
많은 사람들이 법적 위험성을 인식하지 못하고 있다는 것은, 자칫 불법 행위에 휘말릴 위험이 크다는 뜻이기도 합니다.
이번 글을 참고해 내부 레퍼런스 체크 과정을 다시 점검해 보시기 바랍니다.
