인수인계서는 근로자가 휴가, 출장 등의 이유로 장시간 자리를 비우거나 부서 이동, 퇴사 등에 의해 대체자가 필요한 경우, 원활한 업무 진행을 위해 필요한 문서인데요. 그렇다면 인수인계서는 어떻게 작성하는 것이 좋을까요?
이번 글에서는 인수인계서의 개념과 작성 방법, 효율적인 관리 방법에 대해 알아보고, 자주 묻는 질문(FAQ)을 통해 더 자세히 알아보겠습니다.
인수인계서는 인계자(전임자)가 인수자(후임자)에게 담당하던 업무의 내용을 전달하기 위해 작성하는 문서를 의미합니다.
인수인계서를 통해 인계자는 이후 업무 진행에 차질이 없도록 필요한 사항을 누락 없이 전달할 수 있고, 인수자는 새로운 업무에 빠르게 적응하여 인계자 없이도 원활하게 다음 업무를 진행할 수 있습니다.
특히 인수인계를 위한 충분한 시간이 확보되지 않거나, 인수자가 확정되지 않은 상태에도 대비할 수 있기 때문에 사용자도 효율적으로 활용할 수 있는 문서입니다.
잘 작성한 인수인계서는 업무 가이드라인으로 활용할 수 있지만, 그렇지 않은 인수인계서는 되려 혼란만 부추길 수 있는데요.
특히 인계자가 퇴사한 상황이라면, 이전 회사로부터 지속해서 업무 연락을 받는 일이 생길 수 있기 때문에 인계자는 정확하고 꼼꼼하게 인수인계서를 작성할 필요가 있습니다.
그렇다면 인수인계서에는 어떤 항목을 어떻게 적어야 할까요? 이어서 알아보겠습니다.
▪ 인수인계서 기재 사항
인수인계서에는 정해진 양식이 없기 때문에 인계자는 자유롭게 인수인계서를 작성할 수 있습니다. 단 인수인계서는 인수자가 확인했을 때 업무의 전체적인 내용과 향후 진행해야 할 사항을 개괄적으로 이해할 수 있어야 하는데요.
따라서 인계자는 업무에 대한 내용뿐만 아니라 업무 진행 시 연락할 수 있는 이해관계자들의 정보와 필요한 서류 등에 대한 정보를 함께 기재해 주는 것이 좋습니다.
이에 따라 인계자가 인수인계서에 작성해야 하는 내용은 다음과 같습니다.
이때 인계자는 소속 부서, 직무 등에 따라 필요한 사항(각종 명세서, 계약서 등)을 추가로 작성할 수 있습니다.
▪ 인수인계서 작성 방법
인수인계서는 해당 업무를 전혀 모르는 사람이 보았을 때도 필요한 내용을 쉽고 정확하게 이해할 수 있도록 작성해야 합니다.
이를 위해 인계자는 자신이 담당하던 업무의 전체적인 흐름을 정리하고 각각의 세부 내용을 점진적으로 작성해 주는 것이 좋습니다. 이 과정을 통해 인계자는 본인의 경험을 정리할 수 있고, 인수인계서에 업무상 필요한 사항이 누락되지 않도록 점검할 수 있습니다.
이후 인계자는 업무의 구체적인 이름과 내용, 진척도 및 우선순위 등을 작성하게 되는데요. 이때 업무를 진행하며 협업 및 요청이 필요한 경우 연락할 수 있는 대내외 관계자들의 정보와 참고 문서 목록을 함께 기재하는 것이 좋습니다. 이를 통해 인수자는 인계자가 없을 때도 독립적으로 업무를 수행할 수 있게 되며, 인계자는 돌아오는 연락을 최소화할 수 있습니다.
또한 업무를 진행하며 발생할 수 있는 실수나 발견한 문제점의 개선 방안 등 인계자의 노하우를 함께 기재한다면, 인수자가 차질 없이 이후 업무를 이어가도록 할 수 있습니다.
마지막으로 인수인계는 반드시 1:1로 이뤄지지 않는다는 점을 기억해야 합니다. 간혹 근로자 혹은 사업장의 상황에 따라 한 사람의 일을 여러 사람이 나누어 진행하게 되는 경우가 발생할 수 있는데요.
이때 인계자가 업무의 프로세스를 분류하여 인수인계서를 작성한다면, 이 같은 상황에도 대응할 수 있습니다. 따라서 인계자는 담당업무별로 필요한 과업을 구체적으로 작성하는 것이 좋습니다.
근로자가 인수인계서를 종이나 메일로 제출할 경우, 필요한 정보가 훼손되거나 서류 자체를 분실하는 경우가 발생할 수 있는데요.
직원들이 제출한 인수인계서를 효율적으로 관리 및 사용하고 싶으시다면, 샤플을 활용해 보세요!
샤플의 [게시판] 기능을 활용하면 직원들이 제출한 인수인계서를 직원·기간·근무지별로 구분하여 간편하게 관리할 수 있습니다.
근로자는 샤플 APP/PC에서 인수인계서를 손쉽게 작성 및 제출할 수 있고, 사용자는 인수인계서에 대한 요청사항을 실시간으로 공유할 수 있는데요. 또한 게시판에서 필요한 자료를 빠르게 찾고 인수자에게 손쉽게 공유할 수 있습니다.
샤플로 인수인계서 작성부터 검수, 공유까지의 과정을 효율적으로 관리하고, 번거로운 인수인계 업무를 간편하게 해보세요!
근로자가 인수인계서 작성을 잊을까, 걱정되시나요?
샤플의 [할 일] 기능을 활용하여 근로자가 인수인계서 작성을 잊지 않도록 알림을 보내보세요!
대상 근로자에게 업무를 배정하여 마감 기한에 맞추어 알림을 자동 발송하도록 설정할 수 있으며, 사용자는 실시간으로 인수인계서 제출 현황을 파악할 수 있습니다.
근로자가 제출한 인수인계서를 확인 및 검토하여 검수까지 한번에 처리해 보세요!
Q. 인수인계서, 작성하지 않아도 되나요?
A. 네, 하지만 향후 발생할 수 있는 법적 분쟁을 예방하기 위해 인수인계서를 작성하는 것이 좋습니다.
인수인계서는 노동관계법령에서 근로자의 의무로 규정하고 있는 사항은 아닙니다. 즉, 인수인계서는 사용자의 필요에 따라 근로계약서, 취업규칙 등에 정하여 운영할 수 있는 선택 사항인데요.
이에 따라 취업규칙 등에 인수인계서 작성에 관한 규정이 있다면, 근로자는 인수인계서를 작성해야 하지만, 그렇지 않다면 작성하지 않아도 무방합니다.
하지만 인수인계는 후임자가 이후 업무를 진행하는 데 지장이 없도록 하여 선임자에게 돌아오는 피해를 최소화하기 위해 필요한 과정인데요. 인수인계서를 작성하지 않는 등 인수인계를 진행하지 않는다면 인계자의 평판에도 영향을 미칠 수 있으며, 사용자에게 해당 업무에 관한 피해가 발생했다면, 사용자가 손해배상을 청구할 가능성도 있습니다.
따라서 인수인계서를 작성해야 하는 상황이라면, 향후 발생할 수 있는 법적 분쟁을 예방하기 위해 도의적인 차원에서 인수인계서를 작성하는 것이 바람직합니다.
인수인계서는 근로자의 휴가·휴직, 승진, 인사이동, 퇴사 등 다양한 상황에서 담당자가 바뀌어도 업무를 동일한 수준으로 진행할 수 있게 하는 방법입니다. 이번 글을 통해 인수인계서의 필요성과 작성 및 관리 방법을 파악하고, 실무에서 활용해 보시길 바랍니다.
%2520%25EB%25B0%25B0%25EB%2584%2588.jpeg)
