사용자는 근로자와 계약, 휴가, 퇴직금 내용 변경 등과 관련해 다양한 계약 서류를 작성하게 됩니다. 이때 근로기준법 시행령 제22조 제2항에 따라 중요한 인사 서류는 법적으로 보관해야 합니다.
하지만 사업장 근로감독 실행 시, 자주 지적되는 사례 중 하나가 바로 '서류 미보존'인데요. 이번 글에서는 근로기준법에서 명시하는 인사 관련 서류 보관 기간과 적법한 보관 및 파기 방법에 대하여 알아보겠습니다.
인사 관련 서류에는 근로계약서, 근로자명부, 임금대장, 고용⋅해고⋅퇴직에 관한 서류 등이 있습니다. 만약 근로자가 연소자라면 해당 사실을 증명할 수 있는 서류까지 인사 관련 서류에 포함됨을 유의하시길 바랍니다.
이때 근로기준법 제42조에 따라 사용자는 근로자와 작성한 인사 관련 서류를 3년간 보존해야 할 의무가 있습니다. 사용자는 계약서를 미보관했거나 보관 기간을 준수하지 않을 경우, 500만 원 이하의 과태료 처분을 받을 수 있으니 유의하셔야 합니다(과태료 제116조).
인사팀에서 보관해야 하는 서류의 종류는 크게 3가지가 있습니다. 기본적으로 1) 근로기준법에 명시된 서류 2) 고용노동부의 근로 감독을 대비하는 서류 3) 근로기준법 이외 법률에 따른 인사 서류가 있습니다.
아래를 참고하여 회사 내 인사 서류를 기간에 맞추어 보관하시길 바랍니다.
근로기준법 보존 의무 서류
그렇다면 어떤 서류를 언제부터 보관해야 할까요? 근로기준법 시행령 제22조 제2항에 따라 확인할 수 있는 인사 관련 서류 보관 내용은 다음과 같습니다.
인사 관련 서류 보관은 기산점이 중요한데요. 기산점이란 계산을 시작하는 지점, 즉 보관을 시작하는 날을 말합니다.
고용노동부 근로감독 시, 확인 서류
근로감독이란 고용노동부에서 파견된 감독관이 사업장에서 노동법·제도가 적법하게 시행되는지 감독하고 지도하는 것을 말합니다. 이때 확인 서류는 인사, 산업안전, 보건 등 다양한데요. 근로 감독 시, 준비해야 인사 관련 서류는 아래와 같습니다.
위 서류 외에도 회사의 규모(직원 수), 업종(단기간 근로자/파견 근로자 여부 등)에 따라 준비 서류가 추가될 수 있습니다.
근로기준법 이외 법률에 따른 인사 서류
근로기준법에서 명시하지는 않았지만 다른 법률에서 의무 보관해야 하는 서류도 있으며 종류는 아래와 같습니다. 법률에 따라 서류의 보관 기간이 다른 만큼 내용을 필수로 확인하시길 바랍니다.
통상적으로 인사 관련 서류는 서면으로 작성하여 종이 서류를 보관합니다.
하지만 인사 관련 서류를 반드시 종이 형태로 보관해야 하는 것은 아닌데요. 이와 관련하여 고용노동부는 임금 대장을 전자문서로 보존하고 필요시 언제라도 출력해 사용이 가능하다면 전자문서로 서류를 보관해도 된다고 해석하고 있습니다(근기 68207-2666, 2002.8.8.).
만약 전자 문서로 인사 서류를 보관하는 경우 종이문서와 같은 효력을 가지려면 아래 3가지 사항을 충족해야 하니 유의 바랍니다(전자문서 통합지원센터).
인사 관련 서류를 법적 보관 기간보다 오래 갖고 있는 것 또한 문제가 될 수 있는데요. 인사 관련 서류들은 모두 근로자의 개인 정보를 담고 있기 때문입니다. 따라서 원칙상으로 법적 보관 기간이 지난 후 5일 이내에 개인정보보호법에 따라 폐기하여야 합니다.
개인정보보호법에 따르면 서류 폐기 시에는 근로자의 개인 정보가 담겨있기 때문에 해당 정보가 복구 또는 재생되지 않도록 조치해야 합니다.
따라서 종이 문서인 경우 파쇄 또는 소각하여야 하며, 전자 문서인 경우 데이터가 복원되지 않는 초기화, 덮어쓰기 등을 통해 영구 삭제하여야 합니다. 이때 개인정보는 성명, 주민등록번호 등 개인을 식별할 수 있는 정보뿐만 아니라 다른 정보와 쉽게 결합하여 개인을 특정할 수 있는 정보도 해당하니 주의하시길 바랍니다.
Q. 근로자가 퇴직한 후 개인정보 보호를 이유로 근로계약서, 사직서 등을 모두 폐기해달라고 합니다. 인사 관련 서류를 폐기해도 될까요?
A. 아니요. 해당 서류(근로계약서, 사직서)는 법적 기한에 맞춰 보관해야 합니다.
2024 고용노동부 노무관리 가이드북에 따르면, 개인정보가 담겨있더라도 법령상 의무를 준수하기 위한 자료 보관은 개인정보 보호법 위반에 해당하지 않는 것으로 봅니다.
따라서 근로기준법에서 3년간 보존하도록 규정하는 서류는 반드시 보관해야 하며, 3년 기간이 지난 후에 개인 정보 보호법에 따라 파기 등 조치를 취해야 합니다.
Q. 출퇴근 기록부도 의무 보존 서류인가요?
A. 아니요. 출퇴근 기록부는 법적으로 의무 보존 서류는 아닙니다.
출퇴근 기록부는 3년간 의무적으로 보관해야 할 서류인지에 관해 규정하고 있는 법률과 행정해석 등은 아직 존재하지 않습니다.
다만 사용자는 근로자의 출퇴근 시간을 기록할 의무는 없지만 실무상에서 근로시간 측정 및 기록이 필요할 수 있습니다. 예를 들면 근로기준법에서는 연장근로수당, 휴일근로수당, 야간근로수당 등을 산정하여 가산 수당을 지급하는 경우 해당 시간 수를 임금명세서에 표기하도록 하고 있습니다.
따라서 출퇴근 기록부는 법적 의무 보존 서류는 아니지만 실무상 급여계산, 가산 수당계산에 필수적인 자료이므로 출퇴근 시간을 기록하고 관리하시길 권장합니다.
Q. 신규 채용 과정에서 확보한 채용 서류도 의무 보존 서류인가요?
A. 아니요. 채용 서류는 법적으로 의무 보존 서류는 아닙니다.
다만 채용 서류의 경우 채용 서류 반환 기간까지는 보관하는 것이 좋습니다.
채용절차법 제11조에 따라 확정된 채용자를 제외한 지원자는 회사에 채용 서류 반환을 요청할 수 있는데요. 지원자의 반환 요청이 있다면 회사는 법적으로 채용 서류 반환 기간*에 반환해야 하기 때문입니다.
*채용 여부가 확정된 날로부터 14일 ~ 180일 사이에 구인자가 정한 기간
오늘은 인사 서류에 대한 보관 의무와 방법에 대해 알아보았습니다. 인사 서류의 종류가 다양하고 각 서류마다 보관 기간이 다른 만큼 유의하시길 바랍니다.
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