사용자 혹은 인사담당자라면 근로자의 퇴사 업무를 처리해야 하는 상황이 발생할 수 있는데요. 이때 근로자가 사직서만 제출하면 퇴사 처리가 완료되는 것일까요? 그렇지 않습니다.
사용자는 근로자와의 안전한 이별을 위해 사직서 수령 이외에도 미사용 연차를 확인하여 대응하고, 4대보험 상실신고, 이직확인서, 퇴직소득 지급명세서 등을 제출해야 하는데요.
이번 글에서는 근로자 퇴사 절차에 대해 알아보겠습니다.
근로자가 퇴직 의사를 표현할 때는 구두와 서면의 형태 모두 사용할 수 있는데요. 하지만 퇴직 이후에 발생할 수 있는 분쟁의 소지를 막기 위해 사용자는 서면으로 사직서를 받아두는 것이 좋습니다.
만약 근로자가 사직서 작성 및 제출을 거부한다면 이메일, 문자, SNS 등을 통해 근로자의 사직 의사를 확인할 수 있는 자료를 마련해 두어야 하며, 근로자가 사직서 제출 없이 무단 퇴사한 경우에는 자동 퇴사 사실을 명시하기 위한 내용증명을 발송해야 합니다.
사용자가 근로자의 퇴사에 관한 서류를 확보하지 않을 경우, 부당해고와 같은 노사 간 법적 갈등이 발생할 수 있습니다. 따라서 사용자는 사직서 등을 통해 근로자의 퇴직 의사를 명확히 확인할 수 있는 서류를 적극적으로 수집해야 합니다.
사용자는 근로자가 기한 안에 사용하지 않거나 초과 사용한 연차가 있다면, 그에 따른 대응을 해야 합니다. 이때 근로자의 근속기간에 따라 사용자의 대응 방식이 달라지는데요. 그 내용은 다음과 같습니다.
4대보험이란 사용자가 근로자에게 발생할 수 있는 사회적 문제를 대비하기 위해 반드시 가입해야 하는 사회보험(국민건강보험, 국민연금, 고용보험, 산재보험)을 의미합니다. 이에 따라 사용자는 근로자와 근로계약을 체결한 이후, 해당 근로자에 대한 4대보험을 가입하여 관리하게 되는데요.
따라서 근로자가 해당 사업장에서 퇴직할 경우, 사용자는 해당 근로자의 4대보험 상실 사실을 신고해야 합니다.
자격 상실신고는 관할 근로복지공단 지사 혹은 국민건강보험 EDI 서비스를 통해 진행할 수 있으며, 4대 보험의 종류와 관계없이 퇴사일이 속한 달의 다음 달 15일까지 이루어져야 합니다(고용보험법 시행령 제7조).
4대보험 상실신고는 근로자의 요청과 관계없이 진행되어야 하지만, 근로자가 요청할 경우에는 지체 없이 신고해야 합니다.
사용자는 근로자 혹은 고용센터에서 요청할 경우, 이직확인서를 제출해야 합니다(고용보험법 제42조 제3항).
여기서 이직확인서란 회사 간 이동이 아닌 노사 간 근로관계가 종료되었음을 인정하는 서류인데요. 따라서 이직확인서의 이직일은 다음과 같이 구분할 수 있습니다.
이직확인서에는 근로자의 이직일 외에도 이직 사유, 평균임금, 피보험단위기간 등을 기재할 수 있으며, 사용자는 일반적으로 근로자의 요청 후 10일 이내에 이직확인서를 발급해야 합니다.
4대보험 상실신고서와 이직확인서는 근로자가 구직급여를 신청하기 위해 필요한 서류이므로, 사용자는 두 서류를 기한 안에 적극적으로 제출할 필요가 있습니다.
소득세법에 따라 사용자는 근로자의 퇴직금 지급 내역을 기재한 퇴직소득 지급명세서를 제출해야 합니다.
퇴직소득을 비롯한 지급명세서는 전자 제출이 원칙이므로, 사용자는 퇴직소득 지급명세서를 작성하여 홈택스에 제출하면 됩니다.
퇴직소득 지급명세서의 제출 기한은 지급일이 속하는 과세기간의 다음 연도 3월 10일까지입니다.
지금까지 근로자가 퇴사할 때 사용자가 준수해야 하는 절차에 대해 알아보았습니다. 이번 글을 참고하시어 퇴직 절차에 대해 이해하시고, 실무에서 적절히 활용하시길 바랍니다.
