비용 부담없이 샤플 이용해보세요! 지원금 보기
🧐 저는 여러 매장을 관리하고 있어서 직원들과 주고받는 서류도 정말 다양한데요,
근로계약서에 다른 직원의 이름이 잘못 입력된 채로 발송되거나, 근무 일정표를 잘못된 날짜로 보낸 경우, 새로 작성하고 다시 받는 일이 꽤 번거롭더라고요.
직원 정보가 담긴 서류를 간편하게 관리하고, 퇴사 시에는 안전하게 폐기할 수 있는 방법 없을까요?
🙆🏻♀️ 복잡한 서류 관리도 샤플 전자 문서 기능으로 빠르고 간편하게 정리할 수 있습니다.
직원이 문서를 열람하기 전에 실수로 발송한 문서를 즉시 회수할 수 있고, 기한이 지나거나 직원의 퇴사로 인해 더 이상 보관이 필요 없는 문서는 삭제하여 문서함을 깔끔하게 정리할 수 있습니다.
샤플 [전자 문서] 기능으로 다양한 서류를 간편하게 관리해보세요.
∙ 다양한 매장의 직원의 서류를 관리하는 인사담당자
∙ 사내에서 동의서, 신청서, 확인서를 정기적으로 관리하는 HR 경영지원팀
∙ 지점별로 일정, 행사 안내 문서를 주기적으로 보내는 현장관리자
직원에게 잘못된 문서를 발송한 경우, 직원이 아직 열람하지 않았다면 ‘회수하기’ 기능으로 즉시 취소할 수 있어요. 대시보드 > 전자 문서 > 문서함 > [전체] 탭에서 회수할 문서를 선택한 후, 오른쪽 상단의 [회수하기] 버튼을 클릭하면 됩니다.
내규 정책, 복지 제도 등 이미 발송한 문서에 내용 수정이 필요할 경우에도, 문서를 회수한 뒤 수정 내용을 반영해 다시 발송할 수 있습니다.
회수된 문서는 직원이 열람할 수 없도록 자동 삭제되어 잘못된 정보 전달을 방지하고 보안 리스크를 최소화할 수 있습니다.
단, 이미 직원이 문서를 열람한 경우에는 회수가 불가능하므로 ‘삭제하기’ 처리가 필요합니다.
개인정보보호법에 따르면, 인사 관련 문서에는 근로자의 민감한 개인정보가 포함되어 있어 법정 보관 기간이 지난 후에는 5일 이내에 폐기해야 합니다.
이때, 개인정보는 폐기 시 복구되거나 재생되지 않도록 주의해야 합니다. 종이 문서는 파쇄나 소각이 필요하지만, 전자 문서는 ‘삭제하기’ 기능을 통해 영구 삭제할 수 있어 대량의 문서를 관리할 때도 편합니다.
보관 기한이 지난 신청서, 작성되지 않은 계약서, 테스트용으로 발송된 문서 등도 클릭 한 번으로 안전하게 폐기할 수 있어, 관리자의 문서 관리 업무를 더욱 효율적으로 만들어줍니다.
이미 발송한 문서라도, 시간이 지난 후 참조자 권한을 추가하거나 제거할 수 있습니다. 참조자 권한이 제거된 사용자는 더 이상 문서를 열람할 수 없으며, 새롭게 권한이 부여된 사용자는 해당 문서에 정상적으로 접근할 수 있습니다.
여러 매장을 동시에 관리하는 경우, 계약서나 인사 관련 문서를 올바른 참조자에게만 공유하는 것이 중요한데요.
이럴 때 참조자 수정 기능을 활용하면, 문서를 매번 다시 발송하지 않고도 매장 담당자나 리더 변경 등 조직 내 역할 변화에 빠르게 대응할 수 있습니다.
A. 추가 비용은 발생하지 않습니다!
샤플은 문서 용량이나 발송 인원에 상관없이 추가 비용 없이 대량 발송이 가능합니다.
필요한 문서를 한 번에 보낼 수 있어 관리가 더 쉬워지고, 중요한 문서 누락 걱정도 없습니다.
A. 걱정 마세요! 샤플은 강력한 보안 기능으로 중요한 문서를 안전하게 보호합니다.
앱에서 문서 다운로드 제한문서 공유 링크 제한IP 주소 제한앱 화면 캡쳐 제한
A. 네, 문서함에서 상세 조회할 발송 내역을 선택하여 상태를 확인할 수 있습니다.
아래와 같이 수신자별 문서 상태를 조회할 수 있습니다.
또한, 상단의 [푸시] 버튼을 클릭하여 아직 문서를 확인하지 않은 수신자에게 푸시를 발송하는 것도 가능합니다.
샤플의 전자문서 기능으로 관리자의 실수는 줄이고, 정보는 안전하게 지킬 수 있습니다. 다양한 문서 관리부터 보관과 폐기까지 스마트하게 관리해보세요.
