혹은 퇴사 직후에도 연차휴가, 급여 등으로 정보를 재열람하길 요청하는 직원이 있거나 관련 업무가 발생할 수 있어 법적 기간에 맞추어 보관하시길 권장합니다.
샤플에서는 퇴사 처리한 직원의 인사정보를 암호화되어 마스킹 처리가 가능하고, 안전하게 법적 보관 기간까지 보관이 가능합니다. 퇴사한 직원의 인사 및 휴가 내역 등 필요한 법적 내용을 간편하게 관리해 보세요!
인사 정보 복구도 가능하니 서류 보관 기간 내 재입사하는 직원의 정보도 간편하게 복구할 수 있습니다.
민감한 개인 정보는 마스킹 처리
인사정보는 급여, 보험, 계약서 등 다양한 종류의 개인 정보가 포함될 수밖에 없습니다. 이름부터 주민등록번호, 전화번호, 주소, 이메일 등이 있는데요.
샤플에서는 직원을 퇴사 처리하면 민감함 개인 정보에 관련해서는 마스킹이 적용되어 스크래핑 등으로 유출되는 것을 방지합니다.
또한 퇴사 처리되는 즉시 함께 일하던 동료에게는 더 이상 보이지 않으며, 권한이 있는 “관리자”만 별도로 관리할 수 있습니다. 민감한 개인정보를 마스킹 처리하여 안전하게 보관해 보세요.
재입사하는 직원은 간편하게 복구
아르바이트생을 고용하는 사업장이거나 퇴사 및 재입사가 잦은 기업의 경우에는 매번 새롭게 직원을 등록하는 것이 번거로울 수 있는데요.
샤플에서는 기존에 사용하던 퇴사자 정보를 간편하게 복구할 수 있습니다.
퇴사 처리를 하면 직원의 정보는 마스킹 및 분리 보관되며, 법적 보관기간동안 암호화되어 보관되는데요. 정보 보관 중에 재입사자가 생긴다면 기존의 내역을 복구할 수 있습니다.
이때도 권한이 있는 “관리자”에 한해 복구가 가능하며, 번거롭게 직원 정보를 추가할 필요 없이 간편하게 재입사자 관리가 가능합니다.
법적 보관 서류인 휴가 관련 내역도 안전하게 관리
휴가 사용 신청서 및 사용 내역의 경우 3년간 의무적으로 보관해야 하는 인사 서류 중 하나입니다. 샤플에서는 기본적으로 휴가 기능을 통해 휴가 신청 내역과 사용 내역은 자동으로 디지털로 저장 및 관리가 가능합니다.
직원을 퇴사 처리하더라도 연차 신청 및 사용 내역에 대해서도 열람이 가능하여 법적 보관 기간 동안 안전하게 보관됩니다.
직원 퇴사 후에 관련 요청이 올 때도, 고용노동부 근로 감독 시에 휴가 사용 내역 서류 점검에도 걱정할 필요가 없습니다.
샤플에서 직원 퇴사 처리하는 방법
Q. 퇴사 처리한 직원의 정보는 안전하게 보관되나요?
A. 퇴사자 정보는 분리되어 별도로 보관되며, 제한된 사용자만이 접근 가능합니다.
재직자와 퇴사자의 정보는 분리 보관하는 것이 안전합니다. 따라서 샤플에서는 명확하게 구분하여 관리할 수 있도록 지원하며 내부 권한자 중에서도 최상위 권한을 가진 사용자만이 퇴사자 데이터 설정과 관리가 가능합니다.
따라서 퇴사 처리한 직원의 정보는 제한된 사용자에 한해서 관리 가능하며, 재직자의 데이터 베이스와 분리하여 보관합니다.
Q. 법적 보관 기간이 지나면 퇴사자의 정보는 어떻게 되나요?
A. 퇴사 처리 후, 법령에서 정한 보유기간이 경과할 경우 지체 없이 파기됩니다.
개인정보는 퇴사 처리하고 법적 보관 기간이 지나거나 회원 탈퇴 시에 폐기되며 개인정보 파기 시 복구 및 재생할 수 없는 기술적 방법으로 삭제합니다.
다만 원치 않는 퇴사 처리, 탈퇴 등에 대비하기 위해 회원 탈퇴 요청 후 7일간 정보를 보존합니다. 샤플의 개인정보처리 방침은 관련 문서를 참고해주세요.
샤플은 출퇴근을 포함하여 간편한 근태관리를 위해 근무일정, 연차 관리 등을 함께 지원하고 있습니다.
근태관리를 포함하여 업무를 위한 게시판, 할 일, 보고서도 모두 사용해 볼 수 있는 무료 체험을 지금 시작해 보세요!
