신규 직원 채용 시, 사용자는 생각보다 많은 개인정보를 처리하게 됩니다. 따라서 사용자는 채용 과정에서 입사지원자의 개인정보를 적절히 수집·이용해야 하는데요.
이번 글에서는 개인정보보호법이 정의한 개인정보의 종류와 범위를 살펴보고, 채용 과정에서 사용자가 수집·활용할 수 있는 개인정보는 무엇인지 알아보겠습니다.
채용 과정에서 개인정보 침해를 예방할 수 있는 6가지 방법도 함께 알려드릴게요!
개인정보란 살아있는 개인에 관한 정보로, 다음 중 하나 이상에 해당하는 것을 의미합니다.
개인정보보호법에서 보호하는 개인정보는 실존하는 개인(자연인)의 것만을 의미하기 때문에 법인이나 단체의 정보는 개인정보 범위에 해당하지 않습니다.
사용자는 채용을 위해 필요한 최소한의 개인정보를 정보 주체의 동의 없이 수집 및 이용할 수 있습니다.
최소한의 개인정보는 채용하고자 하는 직무나 회사별 인재상, 채용 방법 등에 따라 달라질 수 있습니다.
각 단계에서 수집하는 개인정보는 채용에 직접적으로 필요한 것이어야 하며, 사용자는 채용 전형 단계별로 다음과 같은 개인정보를 수집·이용할 수 있습니다.
이 외에도 실제 업무에서 요구되는 필수적인 사항은 정보 주체의 동의 없이 수집할 수 있습니다.
단 필요한 개인정보만 수집하였음을 입증할 책임은 사용자에게 있기 때문에 채용에 불필요한 개인정보는 수집하지 않도록 해야 합니다.
채용 전후에 사용자가 수집 및 이용할 수 없는 정보는 크게 3가지로 구분할 수 있습니다.
▪ 민감정보
민감정보란 개인의 사생활을 침해할 수 있는 정보를 의미합니다.
예를 들어 사상, 신념, 노동조합·정당의 가입·탈퇴, 정치적 견해, 범죄경력, 인종·민족 등이 민감정보에 해당합니다.
▪ 고유식별정보
고유식별정보란 개인에게 부여된 고유한 정보로 주민등록번호, 여권번호, 운전면허번호, 외국인등록번호 등을 의미합니다.
단 주민등록번호는 법령에 근거가 있다면 수집할 수 있습니다.
▪ 직무 수행에 필요하지 않은 정보
채용절차법에 따라 사용자는 직무와 관계없는 출신지역, 혼인여부, 재산, 가족 정보, 신체 조건(키, 체중, 용모 등)은 수집할 수 없습니다.
원칙적으로 수집이 불가능한 개인정보도 예외적으로 필요을 입증한 경우, 정보 주체의 개별 동의를 받아 수집할 수 있습니다.
예를 들어, 아동·청소년 관련 기관에서 성범죄 경력 여부나 최소한의 건강정보를 요구하는 경우가 이에 해당합니다.
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✓ 전형 단계별로 필요한 정보만 수집하세요!
행정 편의를 이유로 서류 전형에서 면접 및 입사 이후에 필요한 개인정보까지 수집하는 것은 최소수집 원칙에 위배됩니다.
직무 수행에 필요하지 않은 정보나 탈락자의 개인정보까지 과도하게 수집할 수 있기 때문입니다.
따라서 사용자는 채용 과정을 점검하여 각 단계에서 반드시 필요한 개인정보만 수집하도록 해야 합니다.
✓ 채용대행업체 사용 시 주의하세요!
채용대행업체가 관련 법을 위반할 경우, 대행업체를 위탁기업의 소속 직원으로 보기 때문에 사용자에게 손해배상책임이 발생할 수 있습니다.
따라서 채용대행업체에 지원자의 개인정보 처리업무를 위탁할 때는 위탁계약을 서면으로 체결하고, 대행업체에 대한 교육과 감독을 계획 및 실시해야 합니다.
✓ 채용플랫폼 이력서 사용 시 주의하세요!
채용플랫폼의 이력서 양식을 활용할 때는 지원자가 반드시 필요한 개인정보만 제출할 수 있도록 이력서 항목을 설정해야 합니다.
채용과 무관한 개인정보가 기재되지 않도록 채용 공고 등을 통해 사전에 안내할 수도 있습니다.
✓ 면접관을 대상으로 개인정보 교육을 실시하세요!
사용자는 면접관이 채용 공고를 기반으로 최소한으로 필요한 개인정보만 수집하도록 사전 교육을 실시해야 합니다.
일반적으로 면접은 구두로 진행되기 때문에 면접관이 민감정보를 질문하는 상황이 발생할 수 있기 때문입니다.
개인정보보호법은 이 같은 경우도 예외 없이 금지하고 있기 때문에 각별한 주의가 필요합니다.
✓ 탈락자가 채용서류 반환 요청을 할 수 있어요!
채용 결과, 불합격한 자의 개인정보는 원칙적으로 5일 이내에 파기해야 합니다.
그러나 홈페이지나 전자우편이 아닌 서류 제출 방식으로 채용 서류를 수집한 경우, 탈락자가 채용 서류 반환을 요청할 수 있습니다.
이 경우, 사용자는 요청일로부터 14일 이내에 채용서류를 반환해야 하기 때문에 이 점에 유의해야 합니다.
✓ 탈락자의 문의, 이렇게 대응하세요!
채용 후 불합격자가 자신의 불합격 사유나 채용시험 성적 등을 문의할 수 있습니다.
이때 사용자는 개인정보 열람 요구 방법 등을 공개하고, 특별한 사정이 없다면 본인 확인 후 시험 성적 등을 직접 공개해야 합니다.
단 시험문제 및 면접 기법 등은 개인정보가 아니기 때문에 공개하지 않아도 됩니다.
채용 과정에서는 반드시 필요한 정보라면 동의 없이 개인정보를 수집·이용할 수 있기 때문에 지원자의 개인정보 보호에 각별한 주의가 필요합니다.
이번 글을 통해 채용 시 필요한 개인정보가 무엇인지 검토하고, 개인정보 보호에 관한 사내 규정을 마련하는데 활용하시길 바랍니다.
