채용 공고에 ‘제출 서류는 반환하지 않는다'고 적고 계시나요? 그렇다면 채용절차법 위반일 수 있습니다.
채용절차법에 따라 최종 탈락한 지원자가 요청할 경우, 채용 서류를 반환해야 할 수 있기 때문입니다.
이번 글에서는 사용자가 채용 단계에서 놓치지 쉬운 채용서류 반환 의무에 대해 알아보고, 그에 따른 채용서류 보관기간과 파기 방법까지 자세히 알아보겠습니다.
채용서류 반환은 상시 30인 이상 사업장에서 최종 탈락한 지원자가 요청할 경우, 제출한 서류를 돌려주는 제도입니다.
채용서류 반환 의무를 준수하기 위해 사용자는 채용 결과 확정 전에 본 제도를 고지해야 하며, 이를 어길 시 300만원 이하의 과태료 처분을 받을 수 있습니다.
사용자가 반환해야 하는 채용서류는 이력서, 자기소개서 뿐만 아니라 포트폴리오, 학위⋅자격증명서 등 구직자가 입사 지원을 위해 제출한 모든 자료를 의미합니다.
단 지원자가 채용 방법에 따라 홈페이지나 전자우편을 통해 채용서류를 제출했다면, 사용자가 해당 서류를 반환해야 할 의무는 없습니다.
즉, 온라인으로 제출된 서류는 채용서류 반환 대상에 포함되지 않습니다(채용절차법 제7조).
사용자는 입사 지원자가 다음과 같은 절차를 거쳐 채용서류 반환을 할 수 있도록 사전에 준비해야 합니다.
채용서류 반환 청구기간 확인 → 채용서류 반환 청구 → 채용서류 반환
1단계: 채용서류 반환 청구기간 확인
입사 지원자는 사용자가 사전에 고지한 청구기간 내에 채용서류 반환 청구을 요청해야 합니다.
채용절차법에 따라 청구기간은 사업장마다 다를 수 있으며, 사용자는 채용 결과 확정일로부터 14일에서 180일 사이로 청구기간을 설정할 수 있습니다.
2단계: 채용서류 반환 청구
채용서류 반환 청구는 청구서 작성 및 제출을 통해 이뤄집니다.
이를 위해 사용자는 입사 지원자가 쉽게 접근하고 활용할 수 있도록 사내 홈페이지 등에서서 채용서류 반환 청구서 양식을 제공해야 합니다.
3단계: 채용서류 반환
사용자는 입사 지원자의 청구서를 확인한 날부터 14일 이내에 채용서류를 반환해야 합니다.
이때 채용서류는 특수취급우편물(등기⋅소포)이나 당사자가 합의한 방법으로 반환해야 합니다.
최종 탈락한 입사 지원자의 채용서류는 반환 청구 여부에 따라 보관기간이 달라집니다.
지원자가 반환을 요청한 경우 서류를 발송·전달할 때까지 보관해야 하며, 요청이 없을 경우 채용서류 반환 청구기간까지만 보관하면 됩니다.
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사용자가 채용서류를 파기하지 않으면, 개인정보보호법에 따라 최대 5,000만원의 과태료가 부과될 수 있습니다.
따라서 사업장에서 상시 채용을 위해 최종 탈락한 지원자의 서류를 보관하고자 한다면, 반드시 지원자에게 보관 목적과 기간을 알리고 개별 동의를 받아야 합니다.
이번 글을 통해 채용서류 반환 의무를 이해하고, 채용 과정에서 노사가 해당 사실을 충분히 숙지할 수 있도록 조치하시길 바랍니다.
