사업장 근로감독 시, 근로감독관은 사용자가 제출하는 인사서류를 통해 사업장에서 근로조건이 잘 지켜지고 있는지 확인 및 점검하는데요. 이 과정에서 많은 사업장이 필수 인사서류에 관한 법 조항을 위반하여 시정 조치를 받는 경우가 많습니다.
그렇다면 근로감독에 대응하기 위해 사용자가 확인 및 관리해야 하는 인사서류에는 무엇이 있을까요?
이번 글에서는 근로감독관이 필수로 확인하는 인사서류의 종류와 점검사항에 대해 알아보고, 대응방법과 자주 묻는 질문(FAQ)을 통해 더 자세히 알아보겠습니다.
근로감독이 무엇인지 궁금하신 분이라면, 아래 글을 참고해 보세요!
근로감독은 사업장 내의 노동 질서를 확립하기 위해 고용노동부에서 실시하는 조사를 의미하는데요. 매년 실시하는 근로감독에서 다수의 사업장이 인사서류에 관한 시정 명령을 받고 있습니다.
실제 고용노동부의 발표에 따르면, 2023년 한 해에만 근로조건을 명시하지 않은 사례가 24,386건, 취업규칙을 신고하지 않은 사례가 4,127건에 달했는데요. 2019년과 2020년에 일자리 으뜸 기업으로 선정된 105개 사를 대상으로 한 근로감독에서도 근로조건 명시 의무 위반 사례가 28.6%로 전체 위반 사유 중 가장 높은 비율을 차지했습니다.
이는 일자리의 질적·양적 개선을 주도하여 고용노동부에서 선정한 일자리 으뜸 기업에서조차 인사서류를 제대로 관리하지 못하고 있음을 보여주는데요. 즉, 인사서류를 적법하게 작성 및 관리하는 것만으로도 근로감독에 효과적으로 대응할 수 있음을 알 수 있습니다.
그렇다면 근로감독관이 필수로 점검하는 인사서류는 무엇이고, 각 서류마다 어떤 사항을 점검해야 할까요? 이어서 알아보겠습니다.
▪ 근로계약서
근로계약서는 근로감독관이 필수로 점검하는 서류입니다. 하지만 근로감독에서 근로계약서와 관련하여 시정 조치를 받는 경우가 많은데요. 대표적으로 다음과 같은 경우가 있습니다.
근로감독에서는 근로계약서를 기준으로 퇴직금, 임금, 연차휴가, 시간외근로수당, 주휴일·주휴수당 지급 여부와 수준 등을 확인하기 때문에 사용자는 근로계약서에 관한 의무사항을 철저히 준수해야 합니다.
근로감독관이 근로계약서에서 주로 확인하는 사항은 다음과 같습니다.
근로감독관은 근로자의 근로형태와 관계없이 사업장에 소속된 모든 근로자의 근로계약서를 확인합니다. 따라서 다수의 근로자를 고용 중이라면 전자근로계약서를 작성하여 보관해 두는 것이 도움 될 수 있습니다.
▪ 근로자명부
근로자명부는 근로기준법에서 정하는 의무 작성 서류 중 하나입니다. 따라서 근로감독관은 근로자명부 작성 여부와 필수기재사항 작성 여부 등을 확인하게 됩니다.
이때 많은 사업장에서 퇴직자에 관한 자료를 보존하지 않거나 작성 자체를 하지 않아 시정 조치를 받고 있는데요. 이에 따라 사용자는 근로감독에 대응하기 위해 다음과 같은 사항을 점검하는 것이 좋습니다.
▪ 임금대장
근로기준법에 따르면 사용자는 임금명세서와 함께 임금대장을 작성 및 보관해야 하는데요. 하지만 근로감독 결과, 임금대장을 작성하지 않거나 필수기재사항을 누락하는 경우가 많습니다.
따라서 사용자는 임금대장과 관련하여 필수기재사항을 포함하여 잘 작성하였는지(근로기준법 제48조), 근로계약서상에 명시된 임금과 임금대장에 기재된 임금 내용이 일치하는지, 마지막 작성일로부터 3년간 보관하고 있는지 등을 확인해야 합니다.
이때 임금대장과 임금명세서는 다른 개념임에 유의하시길 바랍니다.
▪ 취업규칙
근로기준법에 따라 상시 10인 이상의 근로자를 고용 중인 사용자라면 취업규칙을 작성 및 신고, 게재해야 하는데요. 이에 따라 근로감독관은 사업장의 규모를 확인한 후, 취업규칙 작성·신고 여부와 변경 절차 준수 여부 등을 확인합니다.
이때 취업규칙을 신고하지 않거나, 노동관계법령의 개정사항이 반영되지 않은 경우가 많은데요. 따라서 사용자는 다음과 같은 사항을 점검하는 것이 좋습니다.
▪ 노사협의회 관련 서류
근로자참여법에 따르면 상시 30인 이상의 근로자를 고용 중인 사용자는 노사협의회 설치 의무를 갖는데요.
이에 따라 근로감독관은 법 조항을 기준으로 노사협의회 설치 및 운영 여부와 구성의 적합성, 회의록을 비롯한 관련 서류 등을 점검합니다. 이때 사용자가 미리 준비하고 대응해야 하는 사항은 다음과 같습니다.
근로감독관은 회의록을 통해 노사협의회 회의 여부를 확인하고, 참여자 명단을 통해 면담을 진행하기도 하는데요. 따라서 사용자는 노사협의회 운영 이후, 법에서 정하는 필수 기재사항을 모두 포함한 회의록을 작성하여 3년간 보관하는 것이 중요합니다.
⏵ 노사협의회 설치 및 운영 방법 자세히 알아보기 >>
▪ 연차·휴가 관련 서류
연차·휴가 신청서 역시 근로기준법에 따라 3년간 의무로 보관해야 하는 서류인데요. 연차·휴가 관련 서류는 사용자가 근로자의 정당한 휴식권을 적법하게 보장하고 있는지 확인하는 기준으로서 임금체불 및 근로시간 관리와도 밀접한 관련이 있기 때문에 사용자는 근로자의 연차·휴가 내역까지 꼼꼼하게 관리해야 합니다.
따라서 사용자는 연차·휴가는 근로자가 자유롭게 신청할 수 있도록 조치하고, 근로자의 연차·휴가가 종료되는 시점부터 3년간 관련 서류를 보관해 두어야 합니다.
앞서 살펴본 것처럼 사용자는 근로감독에 대응하기 위해 다양한 서류를 작성 및 보관해야 하는데요. 사용자는 고용 중인 근로자 수가 많을수록 서류 관리에 어려움을 느낄 수 있습니다. 특히 모든 근로자의 최근 3년간 자료를 준비하는 것은 쉬운 일이 아닌데요.
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근로감독에 효과적으로 대응하기 위해서는 퇴사자의 인사서류까지 적법하게 보관해야 하는데요. 샤플에서는 근로감독에 필요한 퇴사자의 서류까지 보관 및 관리할 수 있습니다.
퇴사자 정보를 재직 중인 근로자와 분리하여 관리할 수 있고, 필요한 경우 퇴사자의 정보를 간편하게 복구할 수 있기 때문에 인사업무에도 효과적으로 활용할 수 있습니다.
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Q. 인사서류에 포함된 개인정보를 회사가 오랫동안 보관해도 법에 위반되지 않나요?
A. 네, 노동관계법령에 근거 조항이 마련되어 있기 때문에 괜찮습니다.
근로감독에서 점검하는 인사서류는 재직 근로자뿐만 아니라 퇴직자의 개인정보를 포함하고 있는데요. 따라서 사용자는 인사서류를 보관해 두는 것이 개인정보보호법을 위반하는 것이 아닌지 고민일 수 있습니다.
하지만 근로감독을 위해 사용자가 보관해야 하는 인사서류에 대한 조항은 근로기준법 등 노동관계법령에 명시되어 있는데요. 이에 따라 인사서류를 노동관계법령에서 정하는 기간까지 보관해 두는 것은 개인정보보호법에 위반되지 않습니다.
단 인사서류를 적기에 파기하지 않을 경우, 개인정보보호법을 위반한 것이 될 수 있으니 이 점에 유의하시길 바랍니다.
Q. 회사가 지역별로 분산되어 있는데, 회사마다 노사협의회를 설치해야 하나요?
A. 아니요, 그렇지 않습니다.
사업장이 지역별로 분산되어 있는 경우, 사용자는 상시근로자에 포함되는 근로자 범위와 노사협의회 설치 기준이 헷갈릴 수 있는데요.
사업장이 여러 개여도 각 사업장의 최종목적이 모두 같다면, 하나의 사업장으로 간주합니다. 따라서 사용자는 분산되어 있는 사업장을 통틀어 상시근로자 수를 산정하고, 노사협의회를 설치하면 됩니다.
이때 상시근로자 수에는 기간제근로자, 단시간근로자 등 근로자의 계약 형태와 관계없이 모든 근로자를 포함해야 하니 이 점에 유의하시길 바랍니다.
지금까지 근로감독에 대응하기 위해 확인 및 점검해야 하는 필수 인사서류에 대해 알아보았습니다. 이번 글을 통해 사업장에서 지속적으로 확인·관리해야 하는 인사서류의 종류를 확인하고, 실무에서 적법하게 작성하고 있는지 확인해 보시길 바랍니다.
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