사용자는 사내 업무를 점검하고 인력을 효율적으로 배치하기 위해 직무분석을 실시할 수 있습니다.
직무분석 결과는 직무기술서와 직무명세서로 정리하여 인사 및 사내 업무의 기초 자료로 활용할 수 있는데요.
이번 글에서는 직무기술서와 직무명세서의 개념, 차이점에 대해 알아보고, 각각의 작성방법과 작성예시까지 자세히 알아보겠습니다.
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직무기술서란 직무분석 결과를 직무 개요 중심으로 기록한 문서를 의미합니다.
쉽게 말하여 특정 직무의 목적, 업무 내용 및 방법, 필요한 자격, 책임, 표준 성과 등을 체계적으로 정리한 문서라고 할 수 있습니다.
직무기술서는 업무를 세분화하고 구체화하여 직무 분석을 실시한 후, 객관적이고 정확하게 작성됩니다.
직무명세서란 직무분석 결과를 직무 요건 중심으로 기술한 문서를 의미합니다.
즉, 해당 직무를 성공적으로 수행하기 위해 필요한 인적 조건을 명시한 문서라고 할 수 있습니다.
일반적으로 직무명세서에는 직무에서 요구하는 지식, 기술, 능력, 경험, 적성 등을 작성하기 때문에 담당자 등의 개인적인 판단에 의해 작성되기도 합니다.
직무기술서와 직무명세서는 모두 직무 정보를 다룬다는 점에서 혼동하기 쉽지만, 중심적으로 다루는 내용에 차이가 있습니다.
직무기술서는 직무의 구체적인 내용과 요건을 동일한 비중으로 하거나, 직무내용에 초점을 맞춰 작성합니다. 이를 통해 직원들의 능력에 맞춰 업무를 배치하고, 부서 운영 및 인사 제도 등에 활용합니다.
직무명세서는 직무 수행에 필요한 인적 요건을 중점적으로 작성하며, 신규 직원 채용이나 직무 평가 등 인적 자원을 관리하는 데 활용합니다.
직무기술서와 직무명세서의 차이점을 정리하면 다음과 같습니다.
직무기술서는 해당 직무를 잘 모르는 사람도 쉽게 이해할 수 있도록 작성되어야 합니다.
이를 위해 사용자는 직무분석 결과를 바탕으로 해당 직무에 관한 모든 정보를 빠짐없이 간결하게 정리하고, 작성된 내용이 일관성을 유지하는지 확인해야 합니다.
직무 내용은 작업 순서, 중요도, 난이도에 따라 정리하며, 중요한 사항은 별도로 구분하여 작성하는 것이 좋습니다.
일반적으로 직무기술서에 작성하는 내용은 다음과 같습니다.
직무기술서는 정해진 양식이 없지만, 직무의 개요, 직무 수행 및 요건에 관한 내용은 반드시 포함해야 합니다.
사용자는 직무분석 결과를 토대로 해당 직무에 필요한 인적 요건을 정확히 파악해야 합니다.
그 후, 필요한 능력, 경험, 적성 등을 구체적으로 작성해야 하며, 일반적으로 다음과 같은 내용을 포함하여 작성합니다.
직무명세서는 정해진 양식이 없기 때문에 용도와 목적에 따라 다음과 같이 작성 및 활용할 수 있습니다.
직무기술서와 직무명세서는 중심으로 작성하는 내용에 따라 구분할 수 있지만, 필요에 따라 두 문서를 혼합하여 사용하기도 합니다.
이번 글을 참고하여 직무 분석 후, 직무 및 인사관리를 효율적으로 하기 위해 필요한 조치를 취하시길 바랍니다.
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