회사에서 다양한 업무를 수행하다보면 중요한 사항을 놓치거나 어떤 업무를 수행했는지 헷갈리는 경우가 발생할 수 있는데요. 이때 업무일지를 활용하여 일정 기간 동안 어떤 업무를 어떻게, 얼마나 수행했는지 기록할 수 있습니다.
이를 통해 노사는 업무를 효율적으로 진행 및 관리할 수 있고, 전체 목표를 달성하기 위한 협업 및 보고 자료로도 활용할 수 있는데요.
이번 글에서는 업무일지의 개념과 종류를 알아보고, 작성 및 관리 방법을 통해 더 자세히 알아보겠습니다.
업무일지란 업무의 진행상황을 일정 형식에 따라 정리하는 문서를 의미합니다.
노사는 진행 중인 업무를 효율적으로 정리 및 관리하기 위해 업무일지를 활용할 수 있는데요. 특히 사용자는 업무일지를 바탕으로 근로자의 근무실적을 파악할 수 있고, 근로자는 스스로의 업무 성과와 진척도를 판단하여 업무 내용 및 일정을 조정할 수 있습니다.
업무일지는 특별히 정해진 양식이 없기 때문에 업종·직무의 특성이나 업무 종류·목적, 진행 기간 등에 따라 다르게 작성할 수 있는데요. 일반적으로 업무일지는 작성 주기 및 목적에 따라 다음과 같이 구분할 수 있습니다.
일일 업무일지는 1일 단위로 업무 내용을 기록하는 문서를 의미합니다. 즉 당일 업무에 대한 내용을 기재한 것인데요.
일반적으로 일일 업무일지에 작성하는 항목은 다음과 같습니다.
일일 업무일지에 오류가 있을 경우, 전체 업무와 진행상황에 차질이 발생할 수 있는데요. 따라서 작성자는 일일 업무일지를 구성하는 항목별로 정확한 사실을 상세하게 기록할 필요가 있습니다.
이때 업무 목표나 계획을 설정하여 업무를 점검하는 기준으로 활용할 수 있으며, 당일 업무 내용 뿐만 아니라 수행 방법과 검토 내용, 향후 계획 등을 함께 작성할 수 있습니다.
또한 매일 같은 양식을 활용하여 반복되는 업무와 업무수행에 필요한 정보를 쉽게 확인·비교하도록 할 수 있고, 업무 수행 중 발생한 오류 사항을 함께 작성하여 추후 관련 업무 수행 시 참고할 수 있습니다.
주간 업무일지는 1주 단위로 업무 내용을 기록하는 문서를 의미합니다. 즉 한 주 동안의 업무 진행상황과 특이사항 등을 정리한 것인데요.
일반적으로 주간 업무일지에 작성하는 항목은 다음과 같습니다.
주간 업무일지는 전체 목표를 세분화하고, 각각의 업무 진행에 차질이 없도록 관리하는 데 목적이 있는데요.
따라서 근로자는 업무의 핵심 내용을 명확하고 간략하게 작성하여 누구나 쉽게 이해할 수 있도록 해야 합니다. 이때 업무 달성 가능성 및 목표 기한을 구체적이고 현실적으로 작성하여 전체 목표 달성을 위한 로드맵을 기획할 수도 있습니다.
주간 업무일지는 직원들이 각자 수행한 업무 내용을 취업하여 부서 단위로 정리하는 방식으로도 작성할 수 있는데요. 이때 요일에 따라 어떤 업무가 진행되었는지 간략히 기록하고, 진행상황을 구체적으로 수치화하는 것이 좋습니다.
이처럼 노사는 주간 업무일지를 통해 1주 단위의 업무 목표를 설정하여 점검할 수 있으며, 타 부서와 업무 공유 및 보고가 필요할 때도 효율적으로 사용할 수 있습니다.
노사는 업무일지를 통해 업무를 지속적으로 관리하고, 효율적으로 목표를 달성할 수 있도록 점검 및 보완할 수 있는데요. 업무일지는 회사의 필요에 따라 다양한 형태로 작성·활용할 수 있으니, 이번 글을 참고하여 업무일지의 필요성을 이해하고 실무에서 활용하시길 바랍니다.
개별 직원마다 작성하는 업무일지를 관리하는 것이 어려우시다면, 인력관리 협업 솔루션 샤플을 활용해 보세요!
샤플의 보고서 기능을 통해 업무일지의 작성 및 보고 과정을 간편하게 관리할 수 있습니다. 또한 근로자가 업무일지를 보고한 이후의 검토 및 승인 업무까지 한번에 할 수 있기 때문에 효율적입니다.
