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출퇴근 기록이 정확하지 않거나 휴가 관리에서 오류가 생기면 어떻게 될까요? 정확한 급여 계산이 어려워지고, 노사 간 갈등이 법적 분쟁으로 이어질 수 있습니다. 그만큼 근태관리는 인사담당자가 신경 써야 할 중요한 업무인데요.
이번 글에서는 근태관리의 중요성과 전통적인 방법의 한계를 살펴보고, 복잡한 근태관리를 간편하고 효율적으로 해결하는 방법을 알아보겠습니다.
근태관리란 출퇴근, 지각, 연장근무, 휴가 등 근로자의 근무 상황을 기록하고 관리하는 업무를 의미합니다.
근태관리는 노동법에 명시된 직접적인 의무는 아니지만, 법령을 준수하고 일부 정부 지원금 신청을 위해 실시해야 하는 업무입니다.
*비등기임원은 상법상 기관으로서 권한이 없다는 점에서 근로자성을 인정하고 있습니다(대판 2000다22591).
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인사담당자나 사용자는 근태관리를 통해 근로자의 근무시간을 파악하고, 이를 바탕으로 급여와 각종 수당을 산정합니다.
또한 근태관리는 법적 의무 준수와 효율적인 인력 운영을 위한 필수 과정인데요. 아래에서 근태관리가 중요한 이유를 살펴보겠습니다.
근로기준법 제56조에 따라 사용자는 연장·야간·휴일근무를 한 근로자에게 시간외근로수당을 지급해야 합니다. 특히 상시 5인 이상 사업장은 가산수당을 포함해야 하기 때문에 정확한 근로시간 관리가 필요합니다.
근로기준법 제48조에 따라 사용자는 급여 지급 시 급여명세서를 함께 제공해야 합니다.
급여명세서에는 임금뿐만 아니라 시간외근로 시간 등 임금 산정의 근거도 반드시 포함해야 합니다.
근태관리를 통해 근로자의 근무 태도를 확인하고, 이를 인사 평가나 이동 등 관리 업무의 근거로 활용할 수 있습니다. 특히 유연근무제를 시행하는 회사는 근태관리를 통해 제도의 실효성을 점검하고 적합한 근무 방식을 찾을 수 있습니다.
실제로 많은 기업이 여전히 엑셀로 근태 관리를 하고 있습니다. 하지만 엑셀은 인사담당자와 사용자에게 큰 부담을 줄 수 있는데요. 주된 이유를 아래에서 자세히 살펴보겠습니다.
1. 데이터 입력 오류와 관리의 어려움
엑셀은 매일 수동으로 데이터를 입력해야 하기 때문에 오타나 누락 같은 실수가 발생하기 쉽습니다. 여러 사람이 작업하면 데이터 충돌이나 삭제의 가능성이 있고, 실제 근무 여부와 실근로시간을 정확히 확인하기 어렵습니다.
2. 법규 준수의 어려움
노동법은 자주 개정되기 때문에 사용자는 최신 법규를 빠르게 확인하고, 이를 엑셀에 수작업으로 반영해야 합니다. 최신 법규를 빠짐없이 반영하는 것도 어렵지만, 실수는 곧 벌금이나 과태료 처분으로 이어지기 때문에 업무가 과중해집니다.
3. 복잡한 계산과 낮은 활용성
시간외근로, 지각, 휴가 등 다양한 데이터를 엑셀에서 처리하면, 데이터를 일일이 취합하고 비교해야 하기 때문에 급여 정산에 적극 활용하기 어렵습니다.
엑셀 수식과 함수만으로는 근로 상황에 유연하게 대응하기 어려워서 관리가 더 복잡해질 수 있습니다.
복잡하고 번거로운 근태관리, 쉽고 정확하게 해결할 방법이 없을까요?
샤플에서는 근무제도와 휴가 정책 등 필요한 정보를 한 번 입력하면, 아래 기능으로 효율적인 근태관리를 시작할 수 있습니다!
샤플의 [출퇴근] 기능을 활용하면 직원은 모바일로 간편하게 출퇴근하고, 시스템은 위치·본인인증을 통해 정확한 출퇴근 데이터를 기록합니다. 사용자는 대시보드(PC)에서 실시간으로 출퇴근 내역을 확인하며, 수작업 없이 쉽고 간편하게 출퇴근을 관리할 수 있습니다.
▸ 외근, 출장까지 정확하게 기록하는 방법 알아보기 >>
샤플의 [휴가] 기능을 통해 법적 기준에 맞춰 휴가 제도를 설정하면, 근로기준법 걱정 없이 연차휴가를 운영할 수 있습니다.
직원은 모바일로 잔여 연차일수를 확인하고 신청하며, 사용자는 신청 내역을 빠르게 확인하고 관리할 수 있습니다.
연차 신청, 승인, 촉진까지 자동화되어 업무 부담이 크게 줄어듭니다.
▸ 증빙 서류까지 자동으로 관리하는 연차 촉진 방법 알아보기 >>
샤플은 근태 기록을 효과적으로 활용할 수 있도록 [근태 종합 리포트]와 [전자문서] 기능을 지원하고 있습니다.
[근태 종합 리포트]를 통해 급여 정산에 필요한 데이터를 하나의 파일에서 확인할 수 있어, 데이터를 일일이 취합하던 시간이 사라집니다.
또한 [전자문서] 기능으로 급여명세서를 간편하게 발송할 수 있습니다. 사내 양식을 그대로 사용하고 직원 정보를 자동 연동해 근태 관리 이후까지 정확하고 효율적으로 관리할 수 있습니다.
▸ 흩어져 있는 근태 기록을 하나의 리포트로 확인하기 >>
▸ 급여명세서를 일괄 발송하고 수신 여부까지 확인하기 >>
엑셀 근태관리에서 발생하는 휴먼 에러나 법적 리스크에 효과적으로 대응하고 싶다면, 샤플을 활용해 보세요! 샤플 하나로 복잡한 근태관리를 쉽고 정확하게 처리하고, 업무 자동화까지 실현할 수 있습니다. 우리 회사에 딱 맞는 근태관리 방법이 되어줄 거예요!
