¡Hola! Soy Park So-min del equipo de servicio al cliente de espectáculos de Lotte Arte. Para comenzar, permíteme darte un contexto sobre Lotte Arte.
Actualmente, Lotte Arte opera el auditorio de conciertos Lotte Concert Hall y el museo de arte contemporáneo Lotte Museum en Corea.
El Lotte Concert Hall es el segundo auditorio de música de gran escala construido en Seúl. Es el primero en el país en tener un escenario central y una disposición de asientos alrededor del escenario en un estilo de "patio", diseñado para crear intimidad con el público y proporcionar la mejor acústica posible. Además, es el primer lugar en Corea en instalar un órgano de tubos, lo que permite ofrecer actuaciones clásicas aún más completas
El Lotte Museum exhibe obras de artistas reconocidos internacionalmente, incluidos aquellos que son difíciles de encontrar en Corea, además de artistas nacionales. Se mantiene al día con las nuevas tendencias en arte contemporáneo y constantemente presenta nuevas obras al público nacional.
Yo soy responsable de la gestión de entradas en el Lotte Concert Hall, y me encargo de "todas las tareas relacionadas con los boletos" (risas). Específicamente, superviso desde la verificación y registro de datos para la venta de entradas hasta el registro, la venta, la emisión de boletos, la distribución y la venta en el lugar del evento.
El día del espectáculo, trabajo junto con el personal encargado de la venta de entradas en el lugar, conocido como 'asistente de boletos'. Me encargo desde la contratación hasta la capacitación básica en emisión, distribución y venta de boletos para estos empleados.
Aunque nos preparamos mucho antes de cada evento, siempre hay muchos desafíos en el lugar debido a las variables imprevistas. Además, la mayoría de los asistentes de boletos que trabajan en el lugar son empleados a tiempo parcial, lo que añade más variabilidad.
El desafío más difícil fue la "gestión de horarios". A diferencia de los musicales o las obras de teatro que tienen horarios fijos y a largo plazo, los eventos de música clásica suelen ser temporales y cada uno tiene diferentes organizadores, elenco, programas y horarios. Esto significa que los horarios son irregulares y el personal asignado en el lugar varía según la cantidad de boletos vendidos.
Debido a estas características de los eventos de música clásica, la contratación de asistentes de boletos y la programación fueron muy variables. Pasé mucho tiempo organizando los horarios en Excel o en documentos y luego transmitiéndolos nuevamente.
Hemos probado muchos programas de asistencia, aplicaciones, pero hemos encontrado que la variedad de plantillas de horarios es limitada y que dependiendo únicamente de una aplicación resultaba incómodo para los administradores. Incluso con soluciones pagas, encontramos que tenían demasiadas funciones y resultaban complicadas de usar, especialmente para el personal de sitio.
Los administradores podrían haber pasado por entrenamientos para usar algunas de esas herramientas, pero para los trabajadores de sitio no era factible. Dada la alta rotación de personal a tiempo parcial, era crucial que la herramienta fuera fácil de usar y rápida de aprender.
La mayoría de las soluciones tenían muchas funciones, pero la facilidad de uso no era común. Pensamos que Shopl era la herramienta perfecta para nosotros porque es intuitiva y nos permite usar solo las funciones que necesitamos.
Nosotros estamos especialmente satisfechos en usar las funciones de gestión de horarios utilizando plantillas de horarios, la capacidad de cambios en tiempo real, el control de asistencia, y la generación de informes en tiempo real sobre los registros de entrada y salida.
Debido a las fluctuaciones en las ventas de boletos y el número de espectáculos, la asignación de personal en el lugar varía constantemente, lo que significa que no hay un horario fijo.
Anteriormente, nuestros empleados tenían que calcular manualmente sus horarios de llegada en función del horario del espectáculo, lo que a menudo resultaba en confusiones y, en algunos casos, llegadas tarde.
Ahora, en Shopl, creamos plantillas de horarios que se aplican automáticamente según el horario del espectáculo. Tanto los empleados como los gerentes pueden ver fácilmente los horarios de entrada y salida en la aplicación.
Si hay alguna nota especial en el horario, los empleados pueden verla de inmediato, lo que ha eliminado cualquier confusión en la gestión del tiempo de trabajo.
En muchos casos, los empleados cambian sus horarios debido a días libres o compromisos personales, o debido a cambios en los horarios de trabajo.
Anteriormente, este proceso implicaba que el empleado 1) solicitara el cambio al gerente, 2) el gerente transmitiera la solicitud al responsable en el lugar, 3) se realizaran los cambios en el horario, y 4) se volviera a informar al empleado sobre los detalles.
Ahora, sin la necesidad de comunicación complicada, los empleados pueden solicitar cambios de horario directamente a través de la aplicación Shopl, donde el gerente puede aprobar o rechazar la solicitud de inmediato.
Con la actualización en tiempo real de los cambios, y con notificaciones, tanto los empleados como los gerentes pueden mantenerse al día con los horarios de manera precisa y sin ningún problema de omisiones.
Antes de abrir la taquilla, el gerente a cargo siempre realizaba una reunión con los anfitriones para confirmar su asistencia y proporcionar información sobre el espectáculo del día. Anteriormente, no podíamos confirmar la asistencia hasta que los empleados llegaban al lugar de la reunión, pero ahora podemos verificar el estado de entrada y salida en tiempo real de Shopl.
Podemos ver quién ha llegado al trabajo en tiempo real, lo que nos permite identificar de inmediato a los empleados que aún no han llegado. Además, podemos enviar mensajes o realizar llamadas directamente a los empleados que aún no han llegado
Al eliminar este proceso de verificación, ahora podemos utilizar nuestro tiempo de manera más eficiente para preparar los espectáculos y llevar a cabo capacitaciones.
“La capacidad de operar muchos espectáculos de diferentes temas sin confusiones fue posible gracias a Shopl.
La gestión de horarios y el control de asistencia del personal en el lugar se volvieron más fáciles, lo que llevó a una mayor eficiencia en nuestro trabajo.”
- Park So-min, Subgerente del CS de Espectáculos de Lotte Arte -
